Etapy obchodní komunikace

Komunikační dovednosti jsou jednou z nejdůležitějších podmínek úspěšné komunikace mezi lidmi, výměny informací a dosažení požadovaného výsledku. Obchodní etiketa se začala používat od nástupu tržních vztahů. Mnoho kultur mu dává zvláštní místo ve vztazích mezi lidmi a povyšuje je na úroveň obřadů. A to nese své ovoce, protože obchodní etiketa pomáhá navázat kontakt s partnerem a úspěch podniku do značné míry závisí na chování lidí při obchodním jednání.

Na rozdíl od běžné každodenní komunikace má obchodní komunikace své jasné zásady a směřuje k dosažení konkrétního cíle dohodou a plněním závazků. Podnikatelské prostředí umožňuje navazovat nové užitečné kontakty, na kterých závisí úspěch uskutečněného podnikání. Ne vždy ale dokážou budoucí partneři spolu soucítit a najít společnou řeč.

Obchodní kontakt je o dosažení zisku. Pokud jsou všechny ostatní věci stejné, vítězem je ten, kdo má znalosti a pravidla obchodní etikety. Je snadné následovat příklad interakce dvou obchodníků, z nichž jeden snadno a přirozeně vede partnera k závěrům, které potřebuje, a druhý nemá ani obchodní komunikační dovednosti ani řečnictví a je nucen promeškat ziskové obchodní příležitosti. a znovu.

Obchodní komunikace je tedy systém dovedností, který zahrnuje celou řadu komunikativního chování:

• komunikační kultura (přijatá v konkrétní zemi);
• oratoř;
• obchodní etika (pravidla a předpisy);
• psychologie vztahů;
• logika budování řeči (ústní i písemné);
• obraz;
• zabarvení hlasu a intonace.

V moderním světě je obchodní komunikace prezentována v několika formách najednou:

• Obchodní rozhovor Jedná se o ústní nebo virtuální komunikaci mezi kolegy nebo partnery, zaměřenou na projednávání obchodních problémů. Nejčastěji se konverzace odehrává mezi účastníky ve stejné obchodní oblasti, kteří chápou specifika tohoto dialogu, jsou schopni vést konverzaci na úzké odborné téma.
• Pracovní schůzka - jasně řízená diskuse, jejímž úkolem je řešení aktuálních organizačních problémů, analýza informací, které mají účastníci k dispozici, budování linie dalšího chování, přijímání a znějící rozhodnutí.

• Obchodní korespondence - jedná se o oficiální komunikaci prostřednictvím obchodního dopisu s vyloučením jakéhokoli projevu známosti nebo slangu. Obchodní dopis je dokument obsahující úřední sdělení a vyhotovený v souladu se všemi standardy obchodní korespondence. Forma obchodního dopisu je zpravidla v papírové i elektronické podobě opatřena logem, adresními údaji společnosti nebo instituce. Také obchodní dopisy se na stránce řídí určitým označením.
• Řečnictví - interakce mezi řečníkem a publikem. Tento typ obchodní komunikace je náročný a vyžaduje dovednosti veřejného vystupování. Řečník by měl být co nejkompetentnější v vyjádřené otázce a měl by mít dovednosti řečnického projevu, aby zaujal a přesvědčoval publikum. Podle typu prezentace materiálu může být veřejný projev informační (zpráva), povzbuzující (agitace), přesvědčovací (slavnostní projev).

Pochopení specifik a důležitosti obchodní komunikace vede k závěru, že se ji lze a je třeba naučit.

Dodržování pravidel obchodní etikety je nezbytné pro úspěšné budování obchodních vztahů mezi obchodními partnery, kolegy, diplomaty z různých zemí. Obchodní kultura a chování se od sebe mohou nápadně lišit, ale existují obecně uznávané normy chování, které musí dodržovat každý sebeúctyhodný člověk bez ohledu na příslušnost k určité společnosti.

• Dochvilnost. V podnikatelském prostředí je přísloví „Čas jsou peníze“ relevantní, a proto chodit pozdě na jednání a nechat partnera čekat je vrcholem neetiky.
• Povinnost. Plnění převzatých závazků je základem dobré pověsti, bez které není úspěšná interakce v podnikatelském prostředí možná.
• Důvěrnost. Schopnost utajovat důvěrná data, zachovávat firemní tajemství je jednou z podmínek vzájemné důvěry a plné spolupráce.
• Uctivý přístup... Respekt k partnerovi, schopnost naslouchat, být prodchnut tím, co bylo řečeno, disponuje k sobě samému, otevírá široké možnosti pro navázání kontaktu. Tato dovednost je také užitečná při interakci se zaměstnanci a podřízenými.

• Sebevědomí. Pokud jde o vnímání sebe sama v procesu komunikace, je třeba umět najít „zlatou střední cestu“. Klidně reagovat na kritiku nebo radu, ale také se nenechat manipulovat, umět důstojně potlačit pokusy o nátlak, vrátit konverzaci do správných kolejí.
• Oratoř. Schopnost jasně vyjádřit své myšlenky, sdělit význam řeči partnerovi, aniž by se ucpávaly fráze nevhodnými slovy a aniž by se myšlenka vzdalovala od tématu konverzace. Tato schopnost není od přírody dána každému, proto je nutné věnovat umění řečnictví čas ve svém tréninku.
• Gramotnost. Srozumitelnost řeči závisí do značné míry na gramotnosti člověka a schopnost psát bez chyb je v podnikatelském prostředí nutností.
• Vzhled. V moderním světě již existuje zavedený dress code (oblečení), který předpokládá určitou formu oblečení pro návštěvu pracoviště, akcí, organizací nebo institucí. Obvykle se jedná o obchodní obleky pro muže a ženy, standardní sadu šperků a doplňků. V případě první návštěvy konkrétní neznámé organizace nebo akce byste se měli předem informovat o přijatém dress code.

Ve struktuře obchodní komunikace lze rozlišit čtyři fáze, jejichž posloupnost vám umožní dosáhnout maximálního účinku při jednání.

Zde je prvořadý první dojem. Při přípravě na schůzku s partnerem bude užitečné předem pracovat s informacemi: okruh zájmů účastníka, prostředí a zvláštnosti jeho kultury, pravidla a tradice, které jsou pro účastníka důležité. Budete se tak cítit jistější a respektovat osobnostní rysy vašeho partnera.

Správně postavené první fráze jsou klíčem k úspěchu další komunikace. Musíte začít tím, že na sebe upoutáte pozornost a dispozice soupeře. To pomůže obvyklé lidské vstřícnosti, zdvořilosti, projevu zdvořilého zájmu o osobu partnera, výslovnosti jeho jména.

V procesu projednávání úkolů je nutné naladit se s partnerem na stejné „vlně“. Tohoto výsledku lze dosáhnout pečlivým sledováním emočního stavu partnera nebo celkové emoční atmosféry ve skupině, pokud jde o jednání s publikem.

Znalost tří hlavních kanálů vnímání vám pomůže naladit se na partnera: zrak, sluch a kinestetiku (to zahrnuje dotek, čich, polohu těla, gesta a mimiku).

Přímé soustředění na téma jednání, diskuse o problémech a úkolech. Cílem této fáze je dospět k dohodě, která bude pro obě strany co nejuspokojivější.

Ve třetí fázi se používá několik fází, z nichž podstata kontaktu spočívá:

• identifikace motivů a cílů partnera;
• udržení pozornosti: je důležité vidět hlavní vlákno konverzace, bez odbočování nebo přeskakování z tématu na téma;
• argumentace a přesvědčování: používá se v případě rozdílů v názorech;
• fixace výsledku je kritickým momentem v rozhovoru, kdy je nutné dokončit komunikaci na dané téma, bez ohledu na výsledky, tento vnitřní pocit přichází se zkušenostmi a závisí na pozorování, schopnosti jasně zachytit sebemenší změny v emočním pozadí partnera.

Celkový dojem z jednání se utváří v poslední fázi obchodní komunikace a nejživěji se zapisuje do paměti. Proto schopnost správně ukončit konverzaci může být určujícím faktorem další spolupráce.

Jak krásně komunikovat, viz další video.