Obchodní etiketa a etika

Současná obchodní realita je taková, že pouze 15 % středních a velkých podnikatelů usilujících o posílení své pozice na trhu dosáhne cíle. Právě z tohoto důvodu se význam obchodní etikety násobí, protože nedodržování jejích norem z řady dalších důvodů často vede k narušení užitečných obchodních vztahů.

V širokém pojetí je etika souborem obecných postojů zaměřených na regulaci společenských vztahů. V souladu s tím obchodní etika řeší otázky související s přijatým řádem a stylem interakce v oblasti podnikání.

Podrobnosti o etických aspektech obchodních vztahů jsou obchodní etiketa, zahrnující např. postup při vyjednávání, pravidla firemního chování, obchodní tradice a rituály, prvky podřízenosti, způsoby a styly komunikace a psaní, jakož i otázky korektnost v jednání s partnery a obchodními kolegy.

Význam etiky a etikety jako její nedílné součásti spočívá v tom, že regulační rámec, který vznikl jako výsledek dlouholeté praxe, značně zjednodušuje komunikaci, vytváří srozumitelný a veřejně přístupný kontext v podnikatelské sféře, který umožňuje správně dosáhnout cílů a výrazně ušetřit čas.

Jinými slovy, mluvíme o speciálním algoritmu pro řešení obchodních problémů, který umožňuje racionálně a bezkonfliktní formou stanovit a úspěšně dosáhnout požadovaných obchodních cílů. Úroveň odbornosti v tomto algoritmu umožňuje vyvozovat přímé závěry o míře profesionality obchodního partnera nebo oponenta v obchodním sporu.

V této souvislosti je důležité dodržovat tyto základní základní principy:

• dochvilnost všude a ve všem;
• dodržování bezpečnosti informací;
• zdravý altruismus;
• příznivá image odpovídající podnikatelskému prostředí;
• Správný ústní a psaný jazyk;
• dodržování pravidel kultury obchodní řeči.

Typy obchodní korespondence jsou různé a s určitým stupněm konvence je lze rozdělit na dva hlavní typy:

• mezistátní - mezi státními organizacemi, zahraničními zastoupeními a úředníky (různé nóty, memoranda a jiné formy) - prvky diplomatických styků;
• komerční - dopisy polooficiálního statusu používané v oblasti obchodních vztahů mezi institucemi a organizacemi.

Styl psaní služebního dopisu má navzdory jazykovým a některým tradičním odlišnostem určitý společný základ a skupinu směrnic vypracovaných zavedenou praxí. Z počátečního nastavení vzájemného respektu a korektnosti vychází například řada požadavků na protokol, určovaných postavením řad odesílatele a adresáta. Proto, bez ohledu na typ dokumentu, strukturálně musí nutně obsahovat následující prvky:

• odvolání (oficiální status adresáta);
• kompliment (zdvořilý konec dopisu);
• podpis;
• datum (den, měsíc, rok a místo napsání zprávy);
• adresa odesílatele (příjmení, pracovní pozice, adresa jsou umístěny nahoře nebo dole na 1. straně dopisu).

Kromě toho existuje řada ustanovení přímo souvisejících s dopisy:

• obchodní dopisy jsou uvedeny na formulářích nebo listech papíru výhradně na jejich přední straně;
• stránky jsou číslovány arabskými číslicemi;
• zprávy jsou vyplněny tištěným textem;
• výmazy a opravy v hlavní části dokumentu jsou nepřijatelné;
• dokument je přeložen textem dovnitř;
• čekací doba na odpověď na dopis není delší než deset dnů.

Obchodní sdělení by mělo být výrazně zaměřeno na cíl a obsahovat jednu otázku a celý smysl textu by se měl zcela a zcela podřídit jeho obsahu, ať už se jedná o návrh obchodu, obchodní poptávku nebo jen relevantní informace.

Klasifikace obchodních sdělení je různorodá a závisí na jejich funkčním a cílovém zaměření. Například písmena jsou:

• oznamování;
• podobající se;
• pozvánky;
• Informační recenze;
• objednávky;
• doprovázející;
• jiné typy.

V obchodní korespondenci jsou nejtypičtější:

• žádosti;
• návrhy;
• objednávky;
• stížnosti;
• záruční listy.

Jako jedna z forem obchodní komunikace se v užším smyslu definice dělí dopisy na 2 druhy - obchodní a soukromo-úřední.

Obchod zahrnuje korespondenci obíhající mezi organizacemi a institucemi. Soukromo-úřední dopis je zpráva, kterou instituci odešle soukromá osoba, nebo naopak instituce - soukromá osoba.

Pro vedení obchodní korespondence existuje řada pravidel.

• Dopis by měl u příjemce podnítit vznik obchodního zájmu, jasně a na základě přesvědčivých důkazů demonstrovat výhody partnerství a nevhodnost přerušení partnerství. Text by měl mít motivační, motivační charakter ke spolupráci.
• Nadměrné osobní emoce v obchodním dopise nejsou nejlepším způsobem, jak dokázat svůj případ a vyřešit problém.
• Abyste se vyhnuli přetěžování a ucpávání textu dopisu, měli byste se vyvarovat jakýchkoli obrazných přirovnání, metafor, alegorií a hyperbol.
• Pro jasnou a stručnou prezentaci tématu je lepší používat jednoduché věty, vyvarovat se podrobností a přílišných podrobností. Hlavní myšlenka zprávy by měla být podpořena extrémně relevantními argumenty, které jsou obvykle umístěny v přílohách dopisu (diagramy, grafy, digitální data).
• V textu by měly být zvýrazněny odstavce, z nichž každý, představující samostatnou myšlenku, začíná na novém řádku.

• V obchodní písemné zprávě byste neměli používat popisná přídavná jména, zbytečná upřesnění a podrobnosti. Na konci psaní je vhodné dokument zkontrolovat a vyloučit fráze, které nenesou skutečný sémantický obsah.
• Gramotnost je základním prvkem textu. Přítomnost pravopisných a jiných chyb ve zprávě je nepřijatelná.
• Předmět dopisu je povinný. Téma v dokumentech by mělo být stručně a výstižně reflektováno, šetří to čas při čtení a pozitivně charakterizuje odesílatele. Pokud je dopis zasílán e-mailem a obsahuje zvláště důležité informace, měli byste jej opatřit speciální „vlajkou“, která je dostupná v elektronické službě.
• Dobrou čitelnost textu zajišťují fonty Arial nebo Times New Roman se střední velikostí písma. V případě potřeby jsou povoleny klíčové myšlenky psané kurzívou nebo tučným písmem.

• V textu je užitečné používat podnadpisy (3-4), které umožňují snazší pochopení prezentovaného textu.
• Výčty, seznamy a seznamy se nejlépe navrhují pomocí speciálních značek.
• Firemní šablona (diagram) je výborným ukazatelem efektivity a objektivity v obchodní komunikaci. Je vhodný zejména v korporátním aspektu, protože umožňuje vyniknout v příznivém světle a respektovat požadovanou formálnost.

Typická je struktura obchodního sdělení. Tradičně obsahuje:

• úvod;
• hlavní část;
• závěr.

Úvod shrnuje účel dopisu. Hlavní část popisuje podstatu otázky. Na závěr je žádoucí shrnout obsah hlavní části např. formou závěrů. "Postscriptum" a různé druhy poznámek pod čarou jsou nežádoucí.

Závěrem jsou nevhodné fráze připomínající manipulace formou, jako například: „Doufám ve oboustranně výhodné partnerství“ a podobně. Je lepší se rozloučit v obchodním dopise s jednoduchými frázemi - "S pozdravem", "S přáním všeho nejlepšího" a tak dále.

Ve spodní části zprávy je uvedeno: celé jméno, stav úlohy, název společnosti a podpis. Dále jsou uvedena kontaktní telefonní čísla.

Tabulky a grafy jsou připojeny jako samostatný soubor (balíček), což je uvedeno na konci dopisu. Pokud existuje skupina příloh, je uveden jejich seznam s názvy.

Zkratky a speciální zkratky můžete používat pouze v případě, že jste si jisti, že jim příjemce bude určitě rozumět.

Aby text měl větší logickou přesnost a konzistenci v obchodní slovní zásobě, používají se jako spojovací prvky následující řečové vzory:

• z tohoto důvodu;
• na základě výše uvedeného;
• kvůli tomu;
• podle údajů;
• Na základě toho;
• S ohledem na;
• jiný.

Ve virtuálním prostoru je specifická obchodní interakce, reprezentující komunikaci v miniaturách, a neméně vyžaduje dodržování příslušných pravidel etikety. Kompetentní práce s písmem v souladu s praxí zahrnuje implementaci následujících poznámek týkajících se objemu, jazykových norem, struktury a formátu.

• Vzorec tématu musí naprosto přesně odpovídat předmětu uvedenému v textu. To vám umožní rychle naladit čtečku na požadovanou obchodní náladu.
• Optimální objem dokumentu zaslaného e-mailem se vejde na "jednu obrazovku", s maximálním objemem textu - jeden list ve formátu A4.
• Optimální velikost příloh není větší než 3 MB.
• Doporučuje se „zabalit“ odeslané soubory do standardních archivů v kódování Zip nebo Rar. Jiné jsou často při přenosu zablokovány.
• Hypertextové odkazy by měly být standardní (modré, níže podtržené).
• Odpověď adresátovi by měla být umístěna nahoře, na začátku dopisu, nikoli dole. To ušetří partnera pera před zbytečným a nuceným posouváním předchozího textu.

• Je potřeba používat co nejvíce jazyk dopisu, kterému partner rozumí. Otázka vhodnosti použití profesionalismu, interní firemní slovní zásoby, slangových výrazů a zkratek (zejména v externí korespondenci) ve sdělení se řeší samostatně v závislosti na kontextu a kvalitách korespondenčních partnerů.
• Je důležité informovat partnera o přijetí jeho zprávy – jde o projev dobrých mravů a ​​součást obchodní etikety, která k němu vyjadřuje úctu.
• Odpověď by měla být co nejrychlejší. Pokud z nějakého důvodu není možné rychle odpovědět, měl by být partner informován o přijetí jeho dopisu a měl by uvést čas odpovědi. Etická a pohodlná pauza před poskytnutím odpovědi je 48 hodin po obdržení zprávy. Po uplynutí této doby se osoba obvykle domnívá, že zpráva byla ztracena nebo je ignorována. Přílišná pauza v korespondenci je často spojena s rizikem ztráty partnera a v podnikání je interpretována jako porušení etických norem.
• Na konec zprávy byste měli umístit kontaktní informace, které jsou uvedeny ve všech dopisech bez výjimky, bez ohledu na pořadí zasílání.
• Během převodu je důležité věnovat zvláštní pozornost otázkám ochrany osobních údajů.

Další informace o etice obchodní korespondence naleznete v následujícím videu.