Profesní sekretářka

V kanceláři téměř každé moderní společnosti zaujímá sekretářka zvláštní místo. Jedná se o specialistu, který pomáhá udržovat organizaci organizovanou a fungující. Ve skutečnosti jde o prostředníka mezi manažerem, zaměstnanci, partnery a klienty. Zpravidla není získání této pozice obtížné - vysokoškolské vzdělání a rozsáhlé pracovní zkušenosti nejsou vždy vyžadovány. A můžete si v budoucnu vybudovat dobrou a zajímavou kariéru, pokud budete své povinnosti plnit efektivně a zodpovědně.

O povolání sekretářky se mluví již od dob starověkého Říma. Podle historiků si takové pracovníky najímali patricijové a urození nebo prostě bohatí občané země. Muži z nižších vrstev s dobrým vzděláním byli zaměstnáni jako sekretáři. Mezi povinnosti takových pracovníků tehdy patřila kancelářská práce, korespondence a často i finance a dokonce i tajemství zaměstnavatele.

V Rusku se funkce tajemníka objevila v roce 1720 díky Petru I. Na profesi byly kladeny přísné požadavky – vzdělání, dobrá znalost zákonů, pochopení všech jemností a specifik. Pozice osobního tajemníka je žádaná od roku 1840 - mnoho manažerů různých podniků často potřebuje osobního asistenta.

Moderní profesí sekretářky je často recepční a organizační práce v kanceláři – pomoc nejen manažerovi, ale i kolegům a návštěvám.Dnes je sekretářka považována za tvář firmy a podle jejího vzhledu návštěvníci posuzují solidnost celého podniku. V dnešní době je tato profese pro svá specifika považována za převážně ženskou. V průběhu vývoje profese se v závislosti na specializaci zformovalo několik směrů sekretariátu.

• Sekretářka kanceláře (vedoucí kanceláře). Náplní práce je distribuce telefonátů, jednání s hosty, plnění pokynů vedení a zajišťování stabilního chodu kanceláře (objednávky psacích potřeb, vody atd.). Pro získání pozice nepotřebuje zaměstnanec speciální vzdělání. V kariérním žebříčku je tato pozice často výchozí pozicí.

• Tajemník-asistent. Pozice je podobná pozici office managera, ale je zodpovědnější a složitější. Zde bude náplní práce příprava konstrukčních řešení, úprava dokumentů, sepisování textů pro vystoupení vedoucího na různých akcích a také částečná kontrola práce zaměstnanců organizace. Získání takové pozice vyžaduje speciální vzdělání (kurzy, školicí středisko).

• Osobní asistent manažera. Tato pozice je považována za čestnou. Takový asistent potřebuje budovat vztahy s vedením a vytvářet atmosféru důvěry. K plnění povinností budete potřebovat znalost specifik profese, základy kancelářské práce, odolnost vůči stresu a sebevědomí. Práce obvykle spočívá v řešení organizačních a administrativních problémů.

Kromě těchto profesí existuje několik specializací s úzkou specifičností.

• Úředník. Zaměstnanec, který organizuje dokumentaci, vystavuje faktury, eviduje příchozí a odchozí korespondenci, tvoří archiv.
• Tajemník-překladatel. Kromě základních povinností bude vyžadována vysoká úroveň znalosti cizích jazyků. Zaměstnanec se účastní jednání se zahraničními partnery.
• Soudní tajemník. Zaměstnanec slouží u soudu, kontroluje docházku lidí na jednání, pořizuje zápisy z jednání, sepisuje soudní akty a provádí různé příkazy soudce.
• Technický tajemník. Ke splnění povinností je potřeba znát způsob psaní na „slepu“, přijímat telefonáty a umět pracovat s kancelářskou technikou.

Další charakteristické rysy moderní profese jsou:

• obchodní korespondence;
• vysoká rychlost psaní "slepou" metodou - bez koukání na klávesnici a použití všech 10 prstů;
• schopnost používat různé kancelářské vybavení;
• schopnost organizovat dokumentaci (korespondenci, archiv).

Mezi výhody profese patří:

• neexistuje žádná fyzická aktivita;
• je zde příležitost získat důležité komunikační dovednosti a navázat užitečná spojení;
• pro získání zaměstnání není třeba mít specializaci;
• pracovat v pohodlných podmínkách;
• v některých případech můžete používat kancelářské vybavení pro osobní účely (kopírka, skenování);
• někdy je možné skloubit studium a práci.

Stejně jako v každé jiné profesi má pozice sekretářky své nevýhody:

• neustálý dohled vedení;
• každodenní bezchybný vzhled (obzvláště důležité ve velkých společnostech);
• podobné úkoly a rutinní práce (často typické pro malé organizace);
• práce je často stresující;
• plnění osobních příkazů úřadů, které nesouvisejí s prací;
• příležitost k seberealizaci je zřídkakdy;
• provozní režim může být nepravidelný.

Perspektiva rozvoje pro sekretářku je často sporná. Někteří manažeři nikam nespěchají, aby přišli o dobrého zaměstnance a převedli ho na jinou pozici.Jiní mají pochopení a často jsou povýšeni na odpovědné, pracovité a profesionální pracovníky.

Dokument, který je určen k úpravě práv a povinností zaměstnance, je popis práce, je stejně důležitý pro sekretářku i pro vedení. Obsahuje práva a povinnosti obou stran dohody o pracovní činnosti, což umožňuje její využití jako nástroje efektivní koordinace výrobních procesů.

Neexistuje jednotná forma instrukce, takže ji můžete sestavit pomocí hotové šablony nebo vytvořit svůj vlastní dokument. Při sepisování dokumentu je důležité vzít v úvahu, že v každé společnosti vykonávají sekretářky různé funkce, a to i přes stejnou základní práci.

Popis práce by měl být vypracován s ohledem na profesní standard a měl by obsahovat následující hlavní části.

• Obecná ustanovení.
• Funkce.
• Pracovní povinnosti.
• Práva.
• Odpovědnost.

Kromě hlavních odpovědností je povoleno zavést do popisu práce další funkce s přihlédnutím ke specializaci. Pokyny úředníka, technického tajemníka, vojenského nebo vědeckého tajemníka tedy budou obsahovat podobné základní sekretářské funkce, ale budou se lišit ve specializovaných povinnostech, které bude třeba v dokumentu uvést.

V klasickém smyslu lze k hlavním jednotným povinnostem tajemníka přiřadit tyto funkce:

• zajišťuje administrativní činnost vedoucího;
• vede obchodní korespondenci včetně hovorů a emailů;
• přijímá a přerozděluje korespondenci, připravuje a odesílá odpovědi na přijaté dopisy;
• shromažďuje a zpracovává informace nezbytné pro manažera, zajišťuje kancelářskou práci;
• přijímá dokumenty od zaměstnanců k dalšímu předání vedení k podpisu a kontrole;
• připravuje jednání, jednání a konference, vede jejich zápisy;
• nakupuje psací potřeby a další produkty nezbytné pro zajištění bezproblémového fungování kanceláře;
• řeší organizační úkoly pro příjem zaměstnanců a návštěv;
• vykonává další práce související s vykonávanou funkcí.

Kromě toho se povinnosti mohou stát:

• kontrola plnění příkazů a příkazů;
• skenování a kopírování dokumentace;
• zrušení nebo posunutí termínů;
• rezervace vstupenek a hotelových pokojů;
• příprava zpráv o cestovních výdajích;
• příprava nápojů a pochutin pro hosty.

Sekretářka v práci musí často a hodně komunikovat s různými lidmi, takže dobrý specialista musí splňovat následující požadavky:

• elegance;
• přesnost;
• shovívavost;
• kultura řeči;
• družnost;
• nedostatek špatných návyků.

Vzhledem k tomu, že sekretářka je „tváří“ společnosti, je příjemný vzhled zaměstnance nezbytným kritériem. Zde je důležité poznamenat, že mluvíme o smyslu pro styl a vkus, nikoli o vzhledu modelu. Ženy se často stávají sekretářkami, protože jsou považovány za flexibilnější, odolnější vůči stresu a schopné vytvořit v kanceláři útulnou atmosféru.

Specifikem sekretářské práce je pravidelně pomáhat manažerovi v podnikání. Z tohoto důvodu jsou takové profesionální kvality nesmírně důležité:

• zodpovědnost;
• dochvilnost;
• pozornost;
• pečlivost;
• učenlivost;
• organizace.

Abyste získali práci sekretářky, často nepotřebujete vyšší vzdělání, docela vhodné jsou absolvované specializované kurzy. Užitečné budou znalosti získané v oblasti psychologie, rychločtení a stenografie. Základní znalosti profese sekretářky lze získat na specializovaných vysokých školách. Takové školení je dostupné pro absolventy 9. nebo 11. třídy školy a bude trvat 1-3 roky v závislosti na stávajícím středoškolském vzdělání.

Pokud volba padla na renomovanou společnost, pak je důležité získat specializované vzdělání. Například pod Ministerstvem zahraničních věcí Ruské federace existuje školicí středisko, které školí sekretářky. Centrum vyučuje studenty počítačové gramotnosti, základům kancelářské práce, obchodní etice a etiketě a angličtině. Vzhledem k tomu, že tuzemské univerzity nenabízejí školení v sekretářské práci, mají výhodu kandidáti s diplomem z filologie, komunikace, psychologie a dalších podobných oblastí. Některé společnosti poskytují školení pro kandidáty, které jsou připraveny přijmout.

Můžete pracovat jako sekretářka v renomované organizaci, v malé firmě a ve státní agentuře, například na škole nebo univerzitě. Dnes téměř každý vedoucí potřebuje sekretářky nebo asistenty. Pozice sekretářky je opředena různými mýty – někteří mluví o zahájení zajímavé kariéry v této profesi, jiní argumentují, že povýšení prakticky neexistuje.

Ve skutečnosti kariérní postup do značné míry závisí na osobních kvalitách. Iniciativa a tvrdá práce vám pomůže posunout se na vyšší pozici v rámci společnosti, například nejprve jako asistent manažera a poté se stát manažerem. Další rozvoj ve firmě bude v rukou samotného specialisty.

Na začátku kariéry je těžké počítat s vysokým platem. Zaměstnavatelé obvykle nabízejí pracovníkům bez zkušeností plat 15 000-20 000 rublů. v závislosti na regionu bydliště. Ve velkých městech jsou mzdy většinou vyšší. Průměrná mzda zkušeného zaměstnance je 30 000-45 000 rublů. napříč Ruskem. Více kvalifikovaní specialisté, například osobní asistenti manažerů a asistentů, vydělávají 60 000–80 000 rublů.