Kdo je asistent tajemníka a co dělá?

Pozice sekretářky je pro mnoho žen dlouhodobě nejvyhledávanější. Dříve se od takového zaměstnance zpravidla nevyžadovalo prakticky nic, kromě atraktivního vzhledu. Nyní se však vše změnilo, někdy je takový zaměstnanec důležitou součástí týmu a musí být připraven vykonávat mnoho funkcí. V důsledku toho je často velmi pracovně vytížený. Přečtěte si o tom, jaké jsou tyto povinnosti, jaké požadavky je třeba splnit, abyste dostali pracovní nabídku, čtěte v tomto článku.

Profese sekretářky sahá až do dob starověkého Říma. „Sekretáři“ byli důvěrníci císařů – muži s velkým politickým vlivem. Tato profese dostala svůj nový začátek během první světové války, ale již znamenala plnění zcela jiných povinností. Dosud se zachovaly pouze dozvuky původního významu „tajemník“ v podobě funkcí jako generální tajemník a státní tajemník.

Povolání sekretářky-asistentky v dnešní době vyžaduje výkon prací souvisejících s dokumenty, organizací kancelářské práce, správou kancelářské techniky a dalšími funkcemi. Komunikační dovednosti a pozornost jsou pro asistenta tajemníka považovány za důležité dovednosti. Předpona „referent“ znamená, že zaměstnanec bude s šéfem komunikovat o různých pracovních záležitostech. Je zřejmé, že konkurence mezi zájemci o tuto pozici je vysoká, zejména ve velkých firmách či společnostech. Specifika dovedností, které musí mít sekretářka, mohou někdy záviset na oboru činnosti firmy.Jednoduše řečeno, ve firmě zabývající se marketingem technologií bude muset sekretářka znát složitost obchodních jednání. To však není vůbec nutné, u každé společnosti je vše individuální.

Velké náborové společnosti argumentují tím, že tato pozice spolu s pozicí řidiče a dalšími podobnými pracemi obnáší velké množství přesčasů. Lidé na těchto pozicích jsou nuceni přizpůsobit se rozvrhu svých nadřízených a být připraveni pracovat téměř 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. V dnešní době získávají na oblibě „virtuální sekretářky“, které plní většinu povinností běžné sekretářky pro ty společnosti, které nemají možnost si pronajmout kancelář nebo to z důvodu úspory nákladů prostě nedělají. Samostatně je třeba poznamenat důležitost vzhledu sekretářky. Sekretářka by se měla oblékat v obchodním stylu, vyhýbat se světlému, okázalému a nevhodnému make-upu a účesům.

Tento dokument obsahuje veškeré povinnosti související s činností zaměstnance. Popis práce také obsahuje práva zaměstnance a popis požadavků na něj. Tento dokument obsahuje informace o tom, kdo bude muset zaměstnance v době jeho nepřítomnosti nahradit. Za zmínku také stojí skutečnost, že v případě potřeby lze upravit a změnit popis práce. To se může stát v následujících případech.

• Změna povinností tajemníka-asistenta.
• Vzhled změn v dokumentaci organizace.
• Vznik změn ve struktuře organizace.

Níže jsou uvedeny hlavní povinnosti asistenta tajemníka.

• Častokrát je osoba v této pozici odpovědná za zásobování kanceláře kancelářskými potřebami. V případě potřeby by měl také objednávat potraviny. Přímou odpovědností tajemníka je objednat vodní chladič a sledovat jeho naplnění.
• Sekretářka-asistentka musí přijímat hovory pro manažera a nechat je „odmítnout“.
• Musí také zorganizovat postup přijímání návštěv.
• Osoba v této pozici je podřízena přímo generálnímu řediteli společnosti. Většina vykonávaných povinností tedy bude souviset s jeho požadavky a příkazy.
• Součástí výčtu povinností je i příjem a odesílání přijaté a odeslané korespondence, příprava případných potřebných dokumentů na žádost generálního ředitele, kontrola dokumentů, které ředitel potřebuje podepsat.
• Sekretářka dále předává potřebné informace od ředitele zaměstnancům a naopak, podle potřeby svolává zaměstnance řediteli.
• Tento zaměstnanec také často komunikuje s administrativním oddělením. Někdy může koordinovat se zaměstnanci tohoto oddělení zajištění kancelářských potřeb a vybavení. Na rozdíl od výše popsaného prvního bodu není tento bod vždy uveden v popisu práce asistenta tajemníka.
• Sekretářka musí rezervovat letenky a hotelové pokoje pro případ, že ředitel nebo jiní zaměstnanci odjedou na služební cestu.
• V některých organizacích je tajemník povinen informovat vedení a/nebo ostatní zaměstnance o nadcházejících oslavách, narozeninách a svátcích zaměstnanců. Někdy to dělá personalista.
• Sekretářka musí každý den připravit kancelář ředitele na začátek nového dne - rozsvítit, kancelářské vybavení (tiskárna, počítač atd.), připravit potřebné dokumenty.

Sekretářka-asistentka musí být odpovědná za tok dokumentů a nemá právo sdělovat důvěrné informace. Takový zaměstnanec je odpovědný za bezpečnost dokumentů a jejich včasné předložení úřadům. Tajemník odpovídá za neplnění povinností předepsaných v náplni práce, tedy za neplnění svých pracovních funkcí, včetně porušení jako je zpoždění. Zaměstnanec může mít problémy při nedbalosti při práci s dokumentací.

Odpovědnost nese za vyzrazení důvěrných informací, které patří do kategorie „obchodní tajemství“. Zaměstnanec má zakázáno poškozovat inventář, zejména nábytek, který mu byl poskytnut nebo patřící společnosti. Tajemník je odpovědný za netaktní nebo hrubé zacházení se zaměstnanci. Vzhledem k tomu, že se všemi ostatními zaměstnanci komunikuje téměř denně, měla by být sekretářka nekonfliktní a diplomatická.

Za prvé, tajemník-asistent má právo vyžadovat různé dokumenty, které potřebuje k práci, od různých zaměstnanců. Sekretářka může přijaté telefonáty distribuovat v závislosti na jejich důležitosti dle svého uvážení. Totéž platí pro postup přijímání návštěv na recepci. Může také požadovat po zaměstnancích vysvětlení, pokud došlo k disciplinárnímu porušení. Tajemník-asistent má rovněž přístup k dokumentům klasifikovaným jako „důvěrné“.

Propustit nebo přijmout takového zaměstnance může pouze generální ředitel, nikoli vedoucí oddělení nebo oddělení, jako v jiných případech. Totéž platí pro ukládání napomenutí. Sekretářka může navrhnout vedení ke zlepšení správy dokumentů nebo postupů správy. Může také optimalizovat některé pracovní postupy. Jako každý jiný zaměstnanec má právo požadovat vytvoření pohodlných pracovních podmínek a může i ústně požadovat po zaměstnancích, kteří porušují pracovní kázeň, vysvětlení.

Práce tajemníka je zpravidla hodnocena na základě jeho pracovitosti a výkonnosti. Ostatní dovednosti jsou tedy druhotné. Zaměstnanec musí umět komunikovat s lidmi, vyjednávat, mít dobře přednesený projev. Musí umět řešit různé organizační záležitosti, používat kancelářské programy Microsoft - Excel, Power Point, Word a další.

Neexistují žádné přísné požadavky na vzdělání ani na získanou specializaci. Musí však existovat vzdělání, byť specializované střední. Upřednostňováni jsou absolventi práv z toho důvodu, že většina jejich práce souvisí s evidencí. Praxe minimálně 1 rok je žádoucí. Alternativou k pracovní praxi může být absolvování kurzů pro sekretářské školení.

V zahraničních společnostech může být po budoucím zaměstnanci vyžadována znalost určitého cizího jazyka. Tajemník by měl být schopen správně vyjadřovat své myšlenky, psát a sestavovat dokumenty bez gramatických chyb.

Poptávka po této profesi je velká. Takové aktivity jsou zpravidla nejvhodnější pro mladé odborníky, kteří nedávno absolvovali vzdělávací instituce. Tato aktivita je skvělou příležitostí, jak zjistit strukturu práce firmy. Předpokládá se, že na této pozici můžete získat dobré dovednosti budoucího dobrého manažera. Vzhledem k tomu, že sekretář-asistent vykonává širokou škálu povinností, je důležitým a nezbytným zaměstnancem i pro ty nejmenší firmy.