Životopis vedoucího kanceláře: struktura a doporučení k vyplnění

Úspěšná kariéra začíná kompetentním napsáním životopisu a dojmem, který udělá. Proto je důležité vzbudit u zaměstnavatele zájem již tímto dokumentem. Správný životopis může potenciálního zaměstnance prezentovat jako nejvhodnějšího specialistu na otevřenou pozici. To platí zejména pro mladé lidi, kteří svou pracovní činnost teprve začínají, kteří by měli být schopni strukturovat svou i minimální pracovní zkušenost do svého životopisu.

Mnoho lidí ztotožňuje pracovní povinnosti vedoucího kanceláře a sekretářky. Existují určité podobnosti: jedná se o přijímání příchozích hovorů a korespondence, psaní textů, organizování schůzek a plnění všech pokynů od vedení. Povinnosti vedoucího kanceláře jsou však zaměřeny na zajištění životnosti kanceláře. Mohou být mnohem širší s přiřazením dalších kompetencí sekretářky nebo asistentky vedoucího.

Životopis by měl mít jasnou strukturu a jednoduchý jazyk prezentace. Obecně přijímaná forma tohoto písemného dokumentu je ve formě sekcí informací, umístěných v určitém pořadí:

• kariérní cíl;
• příjmení, jméno a patronymie;
• Kontaktní informace;
• účel životopisu;
• odborné kompetence odpovídající pozici, o kterou se uchazeč uchází;
• vzdělání (základní a doplňkové);
• pracovní zkušenost;
• osobní kvality;
• Doplňující údaje;
• doporučení.

Již ve fázi životopisu se žadatel bude moci dobře prokázat tím, že jej vydal v souladu se všemi pravidly obchodního dokumentu.

Pokud správně použijete principy návrhu, čtenář bude mít pozitivní dojem:

• nadpis "Shrnutí" se nepíše;
• objem - ne více než 2 strany A4;
• rozdělit text na krátké, snadno čitelné odstavce;
• Doporučuje se používat písma Times New Roman nebo Arial s velikostí hlavního textu - velikost 12 bodů, nadpisy - velikost 20 bodů, podnadpisy - velikost 14 bodů;
• všechny převody jsou uvedeny v seznamu;
• informace můžete zdůraznit jejich zvýrazněním tučně nebo většími písmeny (velikost od 14 do 16 bodů);
• text by neměl být překlep;
• informace by měly být uvedeny stručně.

Zásady pro psaní životopisu jsou pro všechny pozice stejné.

• V sekci „Požadovaná pozice“ je nutné jasně uvést název volné pozice. Pokud nejsou žádné informace o volných pozicích, měli byste stručně popsat oblast vašeho profesního zájmu, například „IT specialista“. Pro ty, kteří nemají žádné pracovní zkušenosti, uveďte „učitele/asistenta“ a oblast práce, např. marketing, finance, IT.
• Dále jsou uvedeny osobní údaje: příjmení, jméno a patronymie. Doporučuje se umístit je do středu nebo na levou stranu. Zaměstnavatelé často kladou požadavky na vzhled uchazečů a žádají o zaslání životopisu s fotografií. V případě potřeby musíte do životopisu umístit nejúspěšnější obchodní fotografii.
• V odstavci "Kontaktní údaje" uveďte telefonní číslo, e-mailovou adresu, poté uveďte datum narození a platové očekávání. Měli byste realisticky posoudit své dovednosti, aby byl požadovaný plat oprávněný. Pokud má společnost pobočky, pak je nutné uvést připravenost na stěhování a služební cesty.
• Dalším blokem je cíl. Můžete jednoduše napsat: "Získejte pozici office manager."
• Vzdělávání. Seznam vzdělávacích institucí, počínaje poslední, s daty přijetí a promoce. Informace o specializaci a univerzitě (univerzita, vysoká škola) musí odpovídat údajům předepsaným v diplomu. Kurzy, školení, stáže, raději pište ty, které se týkají pozice, o kterou se zaměstnanec uchází.
• pracovní zkušenost... Je nutné popsat vaši pracovní činnost tak, aby zaměstnavatel na tohoto uchazeče upozornil. Jako první je uvedeno poslední místo výkonu práce. Dost 5 organizací. Popis předchozích zkušeností by měl být konkrétní, období práce by měla být uvedena s přesností na měsíc, celý název společnosti se stručným popisem, zastávaná pozice, funkční odpovědnosti - podrobně. Při správném sestavení této části je třeba klást důraz na předchozí pracoviště, která se funkčně co nejvíce blíží požadované pozici. Zvýší hodnotu zaměstnance, pokud dříve pracoval jako sekretářka-asistent, právník, operátor call centra.
• Úspěchy... Měly by být popsány konkrétní úspěchy v předchozích zaměstnáních a měly by být uvedeny všechny dostupné pobídky od předchozího vedení.
• Profesionální zkušenosti. Zaměstnavatelé vybírají chytrého a aktivního zaměstnance, který ví, jak zajistit, aby byly všechny věci hotové včas, a zaměstnanci mají pocit, že existuje člověk, který se stará o maličkosti v domácnosti. Navíc hledají někoho s vysokou mírou empatie, kdo dokáže sám vidět problémy a najít pro ně řešení. Proto stojí za zmínku pouze ty dovednosti, které jsou relevantní pro navrhované volné pracovní místo.

Pracovní úkoly:

• řízení;
• správa;
• ekonomická podpora;
• řízení;
• hlášení.

Standardní úkoly:

• péče o kancelář a zaměstnance;
• tok pošty a dokumentů;
• setkání s dodavateli a partnery;
• objednávání vody, jídla, nábytku, vybavení.

Klíčové znalosti a dovednosti vedoucího kanceláře:

• zkušenosti s organizováním setkání;
• dodržování pravidel obchodní etikety.

Úspěšný uchazeč ví, jak zavést všechny procesy v kanceláři a ovládat práci podpůrných oddělení. Tento specialista je často povinen sledovat narozeniny zaměstnanců, organizovat firemní akce, sestavovat blahopřání, nakupovat dárky, kytice a suvenýry.

O sobě. Toto je výčet osobních charakterových vlastností, které pomohou plnit úkoly na odpovídající pozici: organizační schopnosti, svědomitost, dochvilnost, samostatnost, trpělivost a flexibilita.

Povinné požadavky na manažera kanceláře:

• zdravý rozum;
• počítačová gramotnost;
• gramaticky správný projev;
• činnost při řešení vznikajících problémů.

Vítaná je odolnost vůči stresu, nekonfliktnost, dobrá paměť a organizace.... Efektivní kancelářští manažeři se také vyznačují přítomností určitých osobních kvalit: proaktivita, vynikající komunikační schopnosti a přátelskost. Při absenci pracovních zkušeností by se měl člověk zaměřit na tvrdou práci, píli, schopnost učení a snadnou adaptaci v týmu. Do popisu byste však neměli zahrnout více než 6 charakterových vlastností.

V sekci "Další informace" můžete zahrnout své oblíbené aktivity a také to, že umíte řídit auto. A poslední oddíl - „Doporučení“ - prezentace charakteristik a kontaktů bývalých lídrů.

Motivační dopis je zasílán jako dodatek k životopisu. Někdy sami zaměstnavatelé, když zveřejňují volná místa na online pracovních stránkách, navrhnou požadavek, aby k odpovědi připojili průvodní dopis. V jejím obsahu je třeba vypovídat o vašich očekáváních od budoucí spolupráce. To vám dává šanci být pozván na pohovor. Zde je příklad motivačního dopisu.

„Zasílám svůj životopis k posouzení na volné místo office managera. Rád bych pracoval ve stabilní, velké a renomované společnosti. Jsem si jistý, že právě v Mobile TeleSystems budu moci dále realizovat svůj potenciál.

K dnešnímu dni mám zkušenosti s prací sekretářky manažera, specialisty na vedení personální evidence. Doufám, že zodpovědnost, pozornost k detailu kancelářské práce, získaná na předchozích pracovištích, ze mě udělá vašeho efektivního zaměstnance.

Rád bych obdržel pozvání na pohovor a podrobněji bych řekl o svých profesních zkušenostech a také bych rád odpověděl na všechny otázky.

S úctou, F. I."

Vzor životopisu na pozici office manager

Albina Kravtsová

Datum narození: 30.09.1995

Cílová: obsazení volné pozice office manager

Požadovaný příjem: od 45 tisíc rublů

Plán: plná zaměstnanost

Připraveno na služební cesty, připraveno k pohybu.

Kontaktní informace:

adresa bydliště:

telefon:

e-mailem:

Vzdělávání:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Odborné školení podle odvětví. Profil "Ekonomika a management".
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Odborné školení v rámci programu "Účetní".
• PSU (2010–2013). Management a informatika v technických systémech.
• GOU "Penza stavební a komunální technická škola" (2005-2008). Operátor počítače.

Profesionální zkušenost

Informace o zaměstnání:

12. 2015 – 11. 2019

Senior Support Specialist Jednotného informačního systému

• Příjem, evidence a zpracování příchozích informačních e-mailových žádostí a žádostí.
• Projednávání reklamací a poskytování konzultací.
• Sběr a analýza informací k řešení problémů uživatelů stránek.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Provozovatel call-centra Jednotného informačního systému.

• Příjem příchozích hovorů, registrace hovorů.
• Konzultace s uživateli stránek.

LLC "Globální. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Vedoucí kanceláře

• Organizace kancelářské práce a podpory života, vedení personální evidence, práce s obchodními dokumenty, poštou a internetovým bankovnictvím.

LLC "Infotex"

10. 2008 – 12. 2009

HR specialista

• Správa personálních dokumentů.

TC "Fortuna"

01. 2007 – 09. 2008

Správce účtu

• Registrace předplatitelské dokumentace, poradenství předplatitelům, prodej a aktivace sim karet.

ZAO NSS

Klíčové znalosti a dovednosti:

• dovednosti v práci s partnerskými organizacemi;
• dovednosti v práci s počítačem, kancelářským vybavením a softwarem;
• dovednosti v práci s dokumenty, vedení záznamů;
• výborná znalost kancelářské práce;
• organizace, smysl pro detail.

Dodatečné informace:

• cizí jazyky: angličtina (základní úroveň);
• úroveň počítačových znalostí: sebevědomý uživatel;
• počítačové programy: Photoshop, balík MS Office;
• rodinný stav, údaje o dětech: nevdaná, bezdětná;
• koníčky, koníčky: malování, kreativní fotografování, cestování, psychologie.

Osobní kvality:

• odolný vůči stresu, má zkušenosti s řešením různých situací;
• schopný se učit.

Cíle a životní plány:

• práci v moderní společnosti s možností dalšího rozvoje osobnostních a profesních kvalit pro kariérní růst;
• získat další zkušenosti, které mi umožní rozvíjet nové dovednosti, rozšířit své povinnosti a stát se tak nejefektivnějším zaměstnancem.

Doporučení jsou k dispozici na vyžádání.