souhrn

Tipy pro psaní sekretářského životopisu

Obsah

Co dělá specialista?
Struktura
Co není třeba specifikovat?
Jak napsat motivační dopis?
Vzorky

Úkolem organizace činnosti pracovního kolektivu a zejména vedoucího podniku se ujímá tajemník podniku. Jedná se o asistenta vedoucího společnosti, takže na kandidáty na toto volné místo jsou kladeny poměrně přísné požadavky. Pojďme se podrobněji zabývat otázkami sestavení úspěšného životopisu na pozici sekretářky.

Co dělá specialista?

Práce každé sekretářky vyžaduje dovednost rychle přejít z jednoho typu pracovní činnosti na jiný. Tato osoba plní různé úkoly, ale všechny jsou zaměřeny na pomoc generálnímu řediteli společnosti v jeho práci a také na úsporu jeho pracovního a osobního času. Mezi pracovní funkce tohoto specialisty tradičně patří kancelářská práce, práce s telefonem, miniautomatická telefonní ústředna a kancelářská technika, přerozdělování hovorů, stejně jako organizování schůzek, služebních cest a některých dalších prací.

Recepční zodpovídá za prvotní příjem klientů a návštěv, komunikaci po telefonu, příjem faxů a také servisní podporu jednání vedoucího.
Pracovní povinnosti správce zahrnuje organizaci nejúčinnější interakce zaměstnanců podniku, udržování pořádku v kancelářských prostorách, servis kancelářského vybavení, poskytování kanceláří společnosti veškerým potřebným papírnictvím a domácími potřebami.
Úkoly osobního asistenta manažera jsou mírně odlišné. Tento specialista je vždy informován o nadcházejících událostech.Právě na jeho bedra leží plánování pracovních schůzek náčelníka, plnění jeho osobních úkolů a mnoho dalších úkolů, které se obvykle dojednávají v každém případě individuálně.
Soudní úředník obvykle připojen k jednomu soudci - tento zaměstnanec se účastní soudních jednání a vykonává veškerou potřebnou dokumentační činnost. Soudní tajemník se zabývá archivací dokumentů, předáváním materiálů kanceláři, vedením zápisů ze zasedání soudu a také zasíláním předvolání. Požadavky na tuto pozici jsou velmi vysoké: zaměstnanec musí mít vyšší právnické vzdělání a odbornou praxi minimálně 2 roky.
tiskový mluvčí dohlíží na problematiku prezentace značky, komunikuje s médii, sestavuje výběr relevantních zpráv. Osobní asistent přijímá veškerou korespondenci, připravuje veškeré obchodní dokumenty pro první osobu společnosti, shromažďuje informace tak či onak související s přijímáním důležitých rozhodnutí a také provádí jednorázové příkazy od šéfa.

Specifikem je i činnost asistenta notáře, sekretářky-překladatele i pracovníka výchovného útvaru školy.

Struktura

Každý životopis se skládá z několika bloků. Níže jsou doporučení, co v každém z nich budoucímu tajemníkovi uvést.

Odpovědnosti

V rozšířené verzi je seznam pracovních úkolů kterékoli sekretářky následující:

příjem došlých dopisů a žádostí, jejich přerozdělování, předávání odpovědným osobám;
přijetí dokumentace k podpisu náčelníkovi;
odpovídání na příchozí telefonní hovory a jejich přesměrování;
organizace obchodních jednání pro šéfa;
příprava odvolání, dopisů a jiných dokumentů na žádost náčelníka;
příprava schůzek a pracovních schůzek, shromažďování potřebných materiálů, vyrozumění všech účastníků akce o místě a čase jejich konání, finalizace zápisů z jednání;
Poskytování služeb pro organizování setkání vedoucích hostů;
kontrola plnění příkazů administrativy zaměstnanci společnosti;
zajištění administrativy společnosti kancelářskými potřebami, kancelářským vybavením a dalšími prostředky nezbytnými pro práci, přispívající k bezproblémové práci personálu;
přijímání návštěvníků;
vedení archivu společnosti;
organizace služebních cest pro první osobu společnosti: nákup vstupenek a rezervace hotelových pokojů;
provádění dalších zakázek.

Pokud se ucházíte o pozici asistenta tajemníka, připravte se na to, že seznam povinností bude doplněn o ověřování dokumentů, přípravu analytických posudků, sběr materiálů pro zprávy a projevy.

Dovednosti

Úspěšný kandidát na pozici sekretářky musí mít následující dovednosti, které mohou být uvedeny v životopisu:

kancelářská práce;
vedení telefonních rozhovorů;
setkání a počáteční konzultace s klienty;
zachování životnosti kanceláře;
zpracování korespondence;
organizování akcí a obchodních setkání;
time management hlavy;
znalost kancelářské techniky a kancelářských PC programů.

Které dovednosti jsou prioritní, závisí na oboru činnosti společnosti... Například, pokud potřebujete sekretářku do lékařského centra, pak budete stěží potřebovat hluboké znalosti o kancelářské práci a pracovních postupech, stěží budete potřebovat schopnost vypracovat dokumenty pro získání víza. Tato pozice vyžaduje schopnost komunikace s klienty, znalost základů lékařské vědy, schopnost komunikovat po telefonu ve velkých objemech.

Úspěchy

Profesní úspěchy jsou důležité pro každého zaměstnavatele, mezi ty nejvýznamnější obvykle patří následující body:

optimalizace toku dokumentů společnosti;
vytvoření optimálního pracovního klimatu v kanceláři;
organizace systému interakce mezi odděleními;
Cestovní podpora;
koordinace činnosti kurýrních a úklidových služeb.

Profesní a osobní kvality

Kompetentní tajemník musí mít takové důležité vlastnosti jako:

otevřenost vůči komunikaci;
zodpovědnost a zaměření na výsledky;
aktivní životní pozice;
schopnost plnit povinnosti v multitaskingovém prostředí;
schopnost rychle přecházet z jedné činnosti na druhou;
nedostatek jakýchkoli špatných návyků;
odolnost vůči stresu;
přesnost a pečlivost;
touha dovést to, co bylo započato, do konce;
slušnost;
schopnost pracovat s osobními informacemi;
Správný ústní a psaný jazyk;
dobrá znalost obchodní etikety;
schopnost jednat v týmu.

pracovní zkušenost

Pokud jste již jako sekretářka pracovala, nebude pro vás těžké popsat své pracovní zkušenosti. Mnohem obtížnější to budou mít uchazeči, kteří hledají práci v této specializaci poprvé. Nedostatek zkušeností však není důvodem k rozčilení, vždy můžete zdůraznit klíčové dovednosti, které vlastníte.

Můžete například zadat:

plynulost angličtiny a španělštiny;
vlastnictví všech základních kancelářských programů;
znalost kancelářského vybavení;
Psaní dotykem 10 prsty (300 znaků za minutu).

Vždy je potřeba zvýraznit své „trumfy“ – zaměstnavatel tak uvidí, kde jste silní, a bude se o vaši kandidaturu zajímat.

Vzdělávání

Abyste se kvalifikovali na pozici asistenta tajemníka v renomované společnosti, musíte mít vysokoškolské vzdělání. Efektivní plnění povinností však často vyžaduje doplňkové kurzy a školení v kancelářské práci, archivaci a také školení v práci s kancelářskou technikou... V menších kancelářích sekretářky často vykonávají povinnosti přidruženého právníka nebo vedou účetní záznamy. V tomto případě budete potřebovat právní nebo ekonomické vzdělání.

Při ucházení se o pozici sekretářka-administrátorka a recepční není přítomnost vysokoškolského vzdělání nezbytná.

Co není třeba specifikovat?

Zastavme se trochu více u toho, co není třeba v životopise uvádět.

Záliby a koníčky... Není nutné podrobně popisovat, jak rádi pěstujete květiny / pletete / vyšíváte, pokud s tím vaše budoucí činnost nemá nic společného.
Všechny dostupné pracovní zkušenosti. Mnoho lidí začíná svou kariéru na pozicích jako prodavač, školník nebo uklízečka. Pokud pracujete déle než 10 let, bude zcela stačit zůstat na 2-3 místech v podobné specialitě.
Sekretářka musí mít příjemný vzhled, proto je vhodné k životopisu připojit fotografii. Zde však nejsou povoleny žádné sexuální podtexty – omezte se na striktní průkazovou fotografii. Obrázky v plavkách nebo v restauraci mohou být nesprávně reprodukovány.

Jak napsat motivační dopis?

Motivační dopis je volitelný, ale přesto udělá na potenciálního zaměstnavatele dobrý dojem. Nemá cenu v něm opakovat vše, co je napsáno v samotném životopise. Zde musíte uvést svůj zájem o volné pracovní místo a stručně zdůraznit přítomnost základních dovedností a kompetencíkteré vám pomohou plnit vaše profesní povinnosti.

Na konci dopisu děkuji za Váš zájem a vyjádřete upřímnou naději na odpověď.