Motivační dopis k životopisu: co to je a jak ho napsat?

Sehnat práci je dnes poměrně zdlouhavý a pracný proces. Budete si muset připravit velké množství dokumentů, absolvovat pohovor (a někdy i několik), stáž, školení, dokončit testovací úkol atd. Díky tak přísnému výběru nemohou všichni uchazeči (to platí i pro vysoce kvalifikované zkušené odborníky) nakonec získat práci.

Jednou z novinek v zaměstnání je motivační dopis. Sepsání takového dokumentu vyvolává mezi žadateli (mladými odborníky i zkušenými pracovníky) velké množství otázek a pochybností. Co je motivační dopis a jak jej správně napsat? Které části by měly být zahrnuty do struktury dokumentu a kterých chyb se vyvarovat? Odpovědi na tyto a některé další otázky najdete v našem materiálu.

Poměrně často zaměstnavatel při ucházení se o zaměstnání žádá uchazeče o pozici, aby poskytli nejen svůj životopis, ale i motivační dopis k němu. Takový požadavek může způsobit zmatek mezi začátečníky i zkušenými specialisty, kteří se při ucházení se o společnost nikdy nesetkali s takovými průvodními dokumenty a nevědí, jak vypadají. V našem článku se pokusíme objasnit všechny body, které vás zajímají.

Měli byste začít tím, že se zeptáte, co je to motivační dopis. Ve svém jádru tento dokument vám umožní plně se odhalit jako kandidát na danou pozici, opusťte přísnou strukturu životopisu, sdělte zaměstnavateli, proč je vaše kandidatura nejvhodnější, pohovořte o vašich výhodách ve srovnání s ostatními uchazeči, popište blíže své vzdělání a pracovní zkušenosti.

I když má váš motivační dopis flexibilní strukturu, neměli byste na to zapomínat je to úřední dokument, proto musí být vypracován a vypracován v souladu se všemi pravidly. Kromě toho byste měli vzít v úvahu skutečnost, že mnoho zaměstnavatelů, kteří se snaží zkontrolovat pozornost žadatele, dokonce i v oznámení uvádí všechny požadavky, které jsou pro dopis předloženy (například může být uvedena konkrétní struktura nebo dokonce kódové slovo, které se musí použít).

To je také důležité mnoho zaměstnavatelů se začíná seznamovat s kandidaturou uchazeče nikoli studiem životopisu, ale analýzou motivačního dopisu... Proto v žádném případě nezavrhujte přípravu dokumentu a berte v úvahu, že postačí kompetentně zpracovaný profesní životopis – může nastat situace, kdy si zaměstnavatel sečte první dojem o vás jako budoucím zaměstnanci společnosti na základě průvodního dopisu.

Jakýkoli motivační dopis, který je součástí životopisu, musí být vypracován v souladu se všemi pravidly a s přihlédnutím ke všem požadavkům zaměstnavatele. Podívejme se na strukturu tohoto dokumentu a zjistíme, co obvykle potřebujete napsat do každé z sekcí.

Začněte svůj průvodní dopis pozdravem. Navzdory existenci takového pravidla jej mnoho žadatelů ignoruje. V konečném důsledku to může být velká nevýhoda pro váš motivační dopis ve srovnání s dokumenty, které předložili jiní uchazeči o zaměstnání. Pokud neznáte jméno a patronymii osoby, která bude číst váš dopis, můžete napsat neutrální „ahoj“, „ahoj“ nebo „dobré odpoledne“. Je však vhodné to dělat pouze v nejextrémnějších případech.

Nejlepší je nelenit a provést studii společnosti, ve které chcete najít práci, a zjistit, kdo přesně bude číst váš dopis. Může to být vedoucí a řadový zaměstnanec personálního oddělení, vedoucí podniku atd. V případě potřeby můžete také zavolejte organizaci a vyjasněte si tento problém (to by však mělo být provedeno s jemností a taktem).

Poté, co zjistíte osobní údaje osoby, která bude číst váš motivační dopis, můžete formulovat uvítací řeč více personalizované. Můžete například napsat "Ahoj, milý Ivane Ivanoviči."

Hlavní část průvodního dopisu je nejdůležitějším blokem tohoto dokumentu. Zaměstnavatel si s jeho pomocí o vás zjistí informace, které ho zajímají, a vy se zase můžete popsat z té nejlepší stránky.

V obchodním světě neexistuje žádná přísná struktura pro stavbu tohoto bloku. Nicméně tak či onak, ale v tomto díle si musíte odpovědět na pár základních otázek.

• První věc, kterou si musíte poznamenat, je, kde jste se o konkrétní práci dozvěděli. V tomto ohledu musíte být velmi upřímní a upřímní. O informacích, které se dočtete, můžete napsat například na nástěnku města nebo na web místního úřadu práce. Neváhejte říci pravdu i tehdy, pokud vám o volném místě řekli přátelé nebo příbuzní, kteří již v podniku pracují.Zaměstnavatel tento druh upřímnosti určitě ocení. Jak již bylo řečeno, mějte na paměti, že motivační dopis je obchodní dokument, takže se držte vhodného stylu psaní.
• Dále je potřeba napsat, o jakou pozici se ucházíte. Je důležité správně uvést jeho název (v tomto případě se řiďte popisem práce). Zde můžete také popsat, jaké funkce jste připraveni a schopni vykonávat v rámci svých pracovních povinností.
• Při psaní motivačního dopisu v žádném případě nezapomínejte na motivační část. V něm byste měli napsat o tom, co vás zaujalo právě na tomto volném místě a v této konkrétní společnosti. V tomto ohledu je důležité provést důkladné přípravné práce - analyzovat informace o společnosti (můžete použít oficiální webové stránky společnosti, stejně jako jakékoli jiné zdroje na internetu). Je důležité, abyste znali specifickou specializaci podniku, historii jeho vzniku, vnitřní strukturu a řízení. Pokud jste tedy lékař a chcete získat práci na prestižní a moderní klinice, můžete uvést, že máte zájem o výzkumnou práci prováděnou organizací.
• V motivačním dopise je důležité vysvětlit, proč je vaše kandidatura pro tuto pozici nejvhodnější. V tomto ohledu můžete popsat podobnou pracovní zkušenost (např. jste již 10 let pracoval jako praktický lékař na jiné klinice). Důležité je také uvést ty cenné odborné dovednosti a schopnosti, které vám pomohou ve vaší práci (například znalost laboratorních výzkumných metod nebo schopnost pracovat ve složitých specializovaných počítačových programech). Při tom byste se měli z větší části zaměřit na ty dovednosti, které vám pomohou vyniknout z davu uchazečů.
• Na konci bloku můžete uvést další informace. (například napište o tom, proč jste se rozhodli stát se lékařem, nebo mluvte o dalších kurzech dalšího vzdělávání, které jste absolvovali). Můžete také objasnit kontroverzní body ve svém životopisu. Mluvte například o tom, proč jste opustili předchozí zaměstnání.

Poslední část vašeho motivačního dopisu je velmi důležitá, protože může to posílit nebo úplně zničit mínění zaměstnavatele o vás jako odborníka, který zaměstnavatel vypracoval po podrobném prostudování hlavní části vašeho průvodního dokumentu.

V závěrečné části je důležité být pozorný a zdvořilý, dávat najevo svůj respekt. Uchazeči o zaměstnání tak často děkují zaměstnavateli za pozornost. Je také dobré doplnit obchodní dokument nabídkou osobní schůzky, která zaměstnavatele povzbudí k tomu, aby vás pozval na osobní pohovor. Můžete napsat, že jste připraveni zodpovědět vaše dotazy osobně. Zaměstnavateli tak dáte jasně najevo, že máte o danou pozici velký zájem.

Loučení, stejně jako pozdrav, je postaveno na principu personalizace. Pokud možno uveďte jméno a příjmení zaměstnance, který si dopis znovu přečetl. Můžete také popřát dobrý den.

Dokončete průvodní dopis svými kontaktními údaji. V čem neměli byste se bát skutečnosti, že takové informace již v životopise jsou... Za prvé, uvedení osobních kontaktních údajů na konci jakéhokoli obchodního dokumentu je prostě pravidlem dobré formy a etické komunikace v podnikání.Za druhé, váš motivační dopis (za předpokladu, že jste dodrželi všechna naše doporučení) udělá na zaměstnavatele s největší pravděpodobností dobrý dojem, může vás chtít ihned kontaktovat, případně napíše vaše telefonní číslo na samostatný seznam, kde jsou všichni uchazeči. kteří budou pozváni k dalším pohovorům.

Tím pádem, uvedení kontaktních údajů (telefonní číslo, e-mail, instant messenger) výrazně zjednoduší práci personálního oddělení a ušetří jeho čas. Opět tak prokážete, že jste profesionální a zkušený pracovník, který se stane cennou posilou firemního týmu.

Pamatujte, že v motivačním dopise, na rozdíl od životopisu, všechny bloky by měly plynule přecházet do sebe. Neměli byste psát jejich název a přistupovat pouze formálně k přípravě dokumentu.

Můžete kvalifikovaně napsat průvodní dopis požadovaný k podání žádosti o volné pracovní místo, aniž byste měli s psaním takových dokumentů nějaké zkušenosti. Při tom je důležité dodržovat některá standardní pravidla, abyste na zaměstnavatele udělali dobrý dojem.

• Stručnost. Motivační dopis by měl být krátký a výstižný: je žádoucí, aby jeho délka nepřesáhla 1 stránku. Jde o to, že v procesu hledání vhodného kandidáta na pozici zaměstnavatel dostává obrovské množství dokumentů od velkého počtu uchazečů. Pokud tedy napíšete jednoduchý, ale zajímavý dopis, bude vaše kandidatura jistě zvážena.
• Sémantický obsah. Nepište efektní nebo originální motivační dopis. Takový dokument by měl plnit jeden konkrétní účel – pomoci zaměstnavateli posoudit úroveň vaší profesionality a vašich kompetencí.
• Styl psaní. Pamatujte, že motivační dopis je oficiální dokument, takže nejúspěšnější volbou stylu psaní je formální obchod. Není nutné používat umělecké techniky ruského jazyka (například přirovnání, metafory, epiteta atd.), zakázáno je také používání hovorových slov a frází. Při psaní dokumentu označujte čtenáře jako „vy“.
• Personalizace. Abyste mohli být přijati, musíte svému zaměstnavateli poslat co možná nejvíce přizpůsobený a přizpůsobený průvodní dopis. Nezapomeňte, že pro každou společnost budete muset napsat samostatný dokument, protože v hlavní části dopisu musíte říci, co vás přesně přitahuje na konkrétní pozici a konkrétní společnost, a proto musíte udělat spoustu příprav práce.
• Jedinečnost. Nepoužívejte šablony motivačních dopisů nalezené na internetu. Můžete se soustředit na dobře napsané a úspěšné příklady, ale za žádných okolností je nekopírujte ani nepřepisujte úplně.
• Gramatická správnost. Při odesílání dopisu si jej několikrát přečtěte, požádejte své příbuzné nebo přátele, aby to udělali, využijte speciální služby. Tak či onak, ale musíte si být naprosto jisti, že váš dopis je zcela bez překlepů, všechna interpunkční znaménka jsou správně umístěna a všechna slova jsou správně napsána. Otravné gramatické chyby z vás zkazí dojem, i když jste vysoce kvalifikovaný odborník a plně splňujete všechny ostatní požadavky.
• Registrace... Ujistěte se, že váš dopis je krásně navržen. Chcete-li to provést, použijte konzistentní písmo a zarovnání.
• Doporučení. K průvodnímu dopisu můžete připojit kladné reference od zaměstnavatelů z předchozích zaměstnání. Pomohou novému vedoucímu ujistit se, že jste specialista, kterému lze důvěřovat.

Při psaní motivačního dopisu je důležité vyvarovat se řady běžných chyb.

• Nedostatek specifik... To znamená, že při psaní motivačního dopisu byste neměli používat takové obecné fráze jako „Jsem kvalifikovaný odborník“ nebo „Mám mnoho pracovních zkušeností“. Každá fráze by měla být podpořena konkrétními údaji.
• Převyprávění shrnutí. Motivační dopis je samostatný dokument, který vám dává možnost se plněji odhalit jako profesionál i jako člověk. Při jeho psaní byste neměli pouze kopírovat informace, které jste již uvedli ve svém životopise.
• Osobní informace. V dopise byste neměli převyprávět podrobnosti své biografie. Je důležité uvést pouze informace, které se přímo týkají případu.

Bez ohledu na vaše konkrétní povolání můžete být při žádosti o zaměstnání požádáni o poskytnutí průvodního dopisu. Znalost pravidel pro psaní se proto bude hodit každému: vizážistovi, úředníkovi, letuškovi, zaměstnanci banky, auditorovi, osobnímu asistentovi atd.

Podívejme se na pár příkladů, jak napsat motivační dopis. Můžete se jimi nechat vést při sestavování osobního dokumentu.