Odmítnutí kandidátovi po pohovoru: důvody a způsoby oznámení

Obchodní komunikace je komunikační formát, který má svá pravidla, normy, předpisy a doporučení. Bohužel ne všechny firmy formát dodržují, někdy jej hrubě porušují nebo prostě zanedbávají obchodní etiketu. A často se takové chyby stávají v situaci, kdy je odmítnut uchazeč, který neprošel úspěšným pohovorem.

Upřímný přístup, který kandidátovi vysvětlí odmítnutí po pohovoru, má přednost. Musí se ale jednat o důvody, které přímo souvisí s profesionální image a představou o kvalitách kandidáta, která se v hostitelské společnosti vyvinula. Pokud uchazeč sám požádá o vysvětlení důvodů, bylo by profesionální opomenutí odmítnout i jemu.

Existuje však několik důvodů, které by neměly být vyjádřeny. Pojďme si je vyjmenovat.

• Pokud se vám nelíbí vzhled uchazeče, věk, některé rysy sebeprezentace. Pokud toto vše lze vysvětlit subjektivním hodnocením, pak se takové věci samozřejmě nevyjadřují. To vypadá jako nerozumné rozhodnutí ze strany zaměstnavatele. Možná je.
• Diskriminace je zakázána, takže seberespektující zaměstnavatel nemá morální ani zákonné právo ji uplatňovat. Ale to je teoreticky. V praxi se genderová diskriminace často projevuje tehdy, když si je zaměstnavatel jistý, že žena (nebo muž) konkrétní práci nezvládne, a proto by jí (jemu) měla být práce odepřena. Tento přístup je naprosto zastaralý, navíc odsuzovaný. Ale i když se zaměstnavatel řídí právě takovým hodnocením, jeho vyslovení je dvojnásobná chyba.

Možné důvody odmítnutí mohou být:

• vysoké nároky žadatele;
• nepravdivé údaje;
• nesprávně sestavený životopis;
• nedostatek sebevědomí, který předvídatelně negativně ovlivní práci;
• častá změna zaměstnání;
• zpoždění, neuctivý přístup uchazeče k formátu pohovoru, specialisté.

Odmítnout práci je jedna věc, ale odmítnutí vysvětlit je ještě větší ztráta reputace. Zejména v případech, kdy casting nebo soutěž probíhá v několika fázích a uchazeč je „odplevelen“ na závěrečných pohovorech. V tomto případě zaměstnavatel na základě výsledků výběru vyhotoví malý odborný posudek, který zprůhlední výběrové řízení, což může případnému uchazeči pomoci v dalším zaměstnání.

Ještě jednou stojí za zmínku - je třeba odpovědět. Tyto informace jsou důležité nejen pro uchazeče (ten si bezesporu zaslouží respekt), ale i pro společnost, která si chce udržet obchodní renomé, a proto chce, aby byl výběr specialistů transparentní, objektivní a jasný.

Měli byste se držet tohoto postoje: každý uchazeč je potenciálním partnerem. Dnes může být odmítnut a zítra se stane součástí společnosti (klientem nebo kolegou). A odmítnutí, které bude dáno bez vysvětlení nebo upozornění, je pro společnost velké mínus.

V ideálním případě při samotném rozhovoru, nebo dokonce při jeho vyhlašování, prověřovací společnost jasně označí načasování odpovědi. Jedná se o chytrý přístup, který předem strukturuje vztahy. Žadatel se nebude předem obávat, bude mít k dispozici jasný algoritmus akcí. A to také disciplinuje zaměstnavatele.

Maximální doba odezvy je 2 týdny. Cokoli se do tohoto termínu nevejde, hovoří o dezorganizaci náborového procesu ve firmě. Předpokládá se, že uchazeč nehledá jiné cesty, čeká na odpověď. Nechat vás čekat déle než 2 týdny je proto prostě neuctivé.

Zvažte možnosti, jak můžete žadatele o odmítnutí informovat.

• Telefonicky. Nejběžnější možnost. Zaměstnanec, který obdržel toto poslání, musí být poučen o komunikaci s žadatelem. Obchodní tón, styl komunikace, přátelský přístup, jasná a smysluplná odpověď – to by v takové komunikaci mělo být.
• Písemné odmítnutí. Můžete také napsat žadateli, zda existuje dohoda o takovém připojení. Můžete vytvořit šablony dopisů pro HR oddělení, které budou napsány správně a s respektem. Pokud se odmítnutí týká tohoto konkrétního časového období, ale společnost v žadateli vidí potenciál, nebrání se tomu vidět jej v jiných projektech (v budoucnu), pak by to mělo být uvedeno v dopise.

Pro některé společnosti je psaní prohlášení o vyloučení odpovědnosti velkým problémem. Někteří se stydí, jiní jednají velmi drsně a někdo dává ne zcela jasné odpovědi. Existují na to šablony – tipy, jak uctivě a kvalifikovaně odmítnout.

Ukázkový text upozornění na selhání.

• Dobrý den, Irino Alexandrovna! Dne 20. 9. 2019 jste absolvoval pohovor na pozici obchodního manažera. Jménem fóra bych vám rád poděkoval za váš čas. Viděli jsme, že jste profesionál a usilujete o vývojový specialista, zanechali jste o sobě příjemný dojem. Bohužel naše volba padla na jiného kandidáta. Váš životopis zůstává v naší databázi pro případ, že by se ve společnosti brzy uvolnilo vhodné místo. Rádi Vás pozveme ke spolupráci. Vše nejlepší! HR manažerka Elena Petrova.
• Jevgenij Ivanovič! Rádi bychom vás informovali o výsledcích výběrového řízení na pozici vedoucího kulturních projektů nadace Everest. Váš životopis byl pro nás zajímavý, ale mezi uchazeči byl specialista, který k dnešnímu dni nejvíce odpovídá kritériím pro výběr kandidáta. Přejeme vám, abyste našli pozici, kde budou zhodnoceny vaše profesní úspěchy a potenciál. Pokud dáte svolení, váš životopis zůstane v naší databázi. Oddělení náboru, Everest Foundation.

Vše závisí na tom, o jakou soutěž se jednalo, a také na tom, kolika uchazečům musí být odmítnutí oznámeno. Pokud jich bude více než 7-10, zaměstnavatel jen tak nezavolá všechny. Ale pokud tato práce spočívá na zástupcích personálního oddělení, sekretářce, můžete trvat na zdvořilém a krásném odmítnutí telefonicky.

Doporučení pro správné a správné odmítnutí žadateli.

• Nepřekračujte obchodní kvality kandidáta. Jakýkoli náznak vzhledu, pohlaví, věku, rasy bude považován za diskriminaci. A diskriminace může způsobit, že se žadatel obrátí na soud.
• Neslibujte, že v budoucnu najmetepokud se jedná o jednoduchý pokus zmírnit selhání.
• Pozor na pravopisné, gramatické a interpunkční chyby, které jsou také součástí vaší zkušenosti.
• Nepište příliš dlouhé texty. Věcné a stručné – tak se píše odmítnutí.
• Pokud máte informace o místě, kde by se mohl uchazeč o pozici ucházet, dejte vědět v dalším dopise nebo zavolejte.
• Nezapomeňte text zakončit přátelsky.