Time Management: Definice, techniky a učení

Ke správnému řízení času není vůbec nutné vlastnit stroj času, ale vyplatí se seznámit se s pravidly pro rozložení sil po sekundách. Zejména pro ty, pro které nejsou slova „čas jsou peníze“ prázdnou frází, ale životním mottem. Pokud mezi ně patříte, pak je pro vás životně důležité ovládat alespoň základní dovednosti time managementu.

Time management v doslovném překladu z angličtiny je „time management“. To neznamená, že po zvládnutí takového umění se budete moci přesunout do minulosti nebo budoucnosti. Hlavní funkcí time managementu je zefektivnit každou minutu vašeho života. A není to jen o práci, je to celý systém, který sčítá mnoho prvků našeho života. Zjednodušeně řečeno, time management určuje náš rozvrh na den, týden, měsíc nebo dokonce rok.

Nemyslete si, že tato definice a koncept se používá pouze v podnikání. Hospodyňky také často nemají dostatek času na vyřízení všech domácích prací. A často se to vůbec nestane, protože nemají dostatek síly, prostě si správně nerozdělují čas a úsilí.

Time management se v prvé řadě používá ke zvýšení osobní efektivity každého jednotlivého zaměstnance na jeho pracovišti a v důsledku toho ke zvýšení produktivity celé organizace, ať už se jedná o high-tech strojírnu nebo kosmetický salon. Abyste si vybrali správný typ time managementu, který bude ten či onen jedinec používat, musíte si nejprve prostudovat nejen jeho osobní cíle a záměry, ale také osobní kvality, druhou mocninu cílů a dokonce i biorytmy.

Pokud správně spočítáte všechny lidské zdroje, pak každý, i ten nejvytíženější a nejnáročnější specialista bude mít vždy dostatek času na práci i na odpočinek.

Základními principy práce s time managementem je správné rozložení zátěže na sebe a čas. Je potřeba vyzdvihnout hlavní úkoly a zbavit se „žroutů času“. Mezi jeho pohlcovače patří komunikace na internetu nebo v kanceláři, která vám nic neříká, sledování zbytečných novinek či reklamních korespondencí, které vám chodí na poštu nebo formou SMS, četné kouřové pauzy či čajové přestávky a podobně.

Než si uděláte správný rozvrh, musíte si stanovit priority. Autorem jedné z nejznámějších a nejúčinnějších metod k tomu je 34. prezident Spojených států amerických Dwight D. Eisenhower. Závěr je následující. Rozdělte všechny plánované aktivity do 4 částí:

• naléhavé a důležité;
• naléhavé, ale ne důležité;
• důležité, ale ne naléhavé;
• není naléhavá a nedůležitá.

Nejprve oddělme zrno od plev a vybereme, co skutečně potřebujeme. Opravdu potřebujete jít zítra s kamarádkou do obchodu, abyste jí pomohli vybrat narozeninový dárek pro její maminku? Možná se s tímto posláním dokáže v klidu vyrovnat sama? Tento čas strávíte něčím, co opravdu stojí za vaše úsilí. A vzpomeňte si, kolik hodin jste strávili nesmyslnými rozhovory se stejným přítelem po telefonu, a nyní si představte, kolik jste toho za tu dobu mohli udělat.

Kolik hodin denně trávíte prohlížením fotek lidí, které znáte na sociálních sítích? Nejde ale jen o váš drahocenný čas, ale také o emoce, které lze využít mnohem efektivněji. Totéž platí pro „vysedávání“ při hraní solitaire her a další „vzrušující“ zábavě.

Je nemožné uchopit tu nezměrnost a abyste nepropadli depresím z toho, že pořád nic neděláte, nezvyšujte zpočátku laťku. Zahrňte do plánu přesně tolik, kolik je reálné realizovat, a vždy si nechte v záloze trochu času, takže když čelíte nečekaným překážkám nebo naléhavým problémům, měli čas se s obojím vyrovnat.

Než se pustíte do konkrétního úkolu, rozhodněte se o cíli, který sledujete. Proč potřebujete vymazat plochu popáté za týden? Jste zastáncem dokonalé čistoty? Je to pravda nebo se jen chcete odpoutat od podnikání vlhkým hadříkem? Proč jste si šli nalít čaj podesáté za den, opravdu jste ho chtěli pít, nebo vás to odvedlo od hlavních úkolů?

Další nuance, kterou je třeba vzít v úvahu, aby bylo dosaženo cíle včas, je nepřeceňovat jej. Uvědomte si, proč se pouštíte do velkého projektu. Čeho chcete dosáhnout – peněz, slávy, cti od kolegů, nebo povýšení. Pouze pochopením toho, co je skutečným cílem, se můžete zcela motivovat a zaměstnat se prací, aniž byste se nechali rozptylovat cizími věcmi.

Použijte každé vítězství jako palivo pro svou další cestu. Dejte si „známky“ nebo pověste „medaile“. Pokud jste projekt uzavřeli včas nebo jej udělali s předstihem, nepouštějte se hned do dalšího, užijte si okamžik „dokončení“, zapamatujte si tyto pocity a teprve potom pokračujte. Nezapomeňte se odměnit za dobře odvedenou práci.

Nechytejte se všeho. Nemáš deset rukou a máš jen jednu hlavu. Když budete řešit několik věcí současně, riskujete, že žádnou z nich nedokončíte, přinejmenším to nezvládnete kvalitativně. Je to jako učit se básničku a zároveň řešit fyzikální problém. To, jak vidíte, je nereálné. V práci je to stejné.

A tady v domácnosti lze pro úsporu času a námahy některé věci kombinovat. Ostatně, zatímco se vaří brambory nebo chladí vajíčka na salát, je docela dobře možné setřít prach z parapetu nebo vysát například podlahu v kuchyni.

Nedovolte, aby vaše podnikání probíhalo. Vytvořte si denní pracovní plán. V ideálním případě by to mělo být provedeno večer předtím. Při plánování dalšího dne nezapomeňte, že kdykoli může nastat situace vyšší moci. Budete muset vzít svou matku do nemocnice nebo vyzvednout své dítě ze školy dříve. Vždy si na tyto „nehody“ dopřejte čas. Pokud ji pro tyto potřeby nepotřebujete, vynaložte ji na doplňkové aktivity.

Další důležitý bod. Ujistěte se, že si odpočinete. Přestávky jsou nezbytné. Pauzy na snadná cvičení, přestávka na oběd a dokonce i telefonát s dítětem by také měly být součástí vašeho rozvrhu.

Navíc to musíte složit, s přihlédnutím k jejich vlastním biorytmům... Jste-li ranní člověk, pak si nejtěžší úkoly stanovte na začátek dne a druhou polovinu nechte na činnosti, které vyžadují nejméně fyzické, duševní a mravní námahy. Pokud jste „sova“ a vaše hlava začíná pracovat až blíže k obědu, pak ráno dělejte ty nejjednodušší úkoly, udělejte důležitá rozhodnutí, když je vaše tělo plné vitální energie.

Slovo „investice“ nejčastěji znamená finanční investice. Budete investovat do něčeho, co vám nikdy nepřinese příjem? Továrně, která byla včera zničena, nikdo nedá ani rubl, protože to je mrtvá investice. S časem je to stejné. Přestaň to dávat tam, kde to vyletí jako trubka. V televizi začala další talk show se zajímavým tématem, naléhavě vypněte obrazovku. Zeptejte se sami sebe, proč tyto informace potřebujete? Prostě? Tak proč tím ztrácet svůj drahocenný čas?

Zavolala kamarádka a zase začala mluvit o jejím idiotském manželovi? Rychle ukončete konverzaci a poraďte kamarádovi, aby kontaktoval psychologa nebo se zaregistroval na seznamce.

Pokud dodržujete všechna výše uvedená pravidla, a přesto nemáte dostatek času, vyzkoušejte některou z technik, které v různých obdobích vyvinuli jak specialisté na time management, tak „náhodní“ lidé. Jednou z nejrozšířenějších metod po celém světě je technika „Tomato“. Vymyslel ho obyčejný italský student, který se nikdy nestihl připravit na zkoušky.

Jednoho dne se rozhodl převzít kontrolu nad sebou a svým časem. Použil jsem k tomu nejrozšířenější kuchyňskou pomůcku - časovač v podobě rajčete (odtud název jednoduché technologie). Spustil časovač na 25 minut a během této doby se věnoval pouze studiu. Představte si jeho překvapení, protože doslova okamžitě měl dostatek času na přípravu. Zkuste udělat totéž.

Spusťte časovač (budík) na určitý čas, během kterého provádějte pouze jeden konkrétní úkol. Od tohoto úkolu by vás neměl odvádět ani telefonát, ani upozornění na nový dopis e-mailem, ani nic jiného. Velmi brzy pocítíte, že k cíli směřujete mnohem rychleji než dříve.

Ciťte se jako výrobce sýra, který používá další populární metodu řízení času zvanou švýcarský sýr. Používá se v případě, že nemohou žádným způsobem začít realizovat velký projekt. V tomto případě se navrhuje představit právě tento projekt ve formě čtvercového kusu sýra a začít z něj vyrábět švýcarský s mnoha velkými otvory. Každá jamka je specifický úkol, který musí být splněn, abyste získali konečný výsledek.

Pokud nevíte, od kterého konce začít, zkuste první „díru“, která se náhodně objeví. Vynaložte minimální úsilí a pak už půjde vše jako po másle. Jedinou podmínkou je, že nepřestanete s tím, co jste začali. Ať se to, co bylo uděláno, jeví jako velmi malá část toho, co bylo koncipováno, ale pokračujte do jakékoli fáze, pouze když si přesně určíte, že se s tím vyrovnáte „na jeden zátah“. V opačném případě místo mnoha děr ve svém sýru skončíte s jednou velkou dírou podobnou propasti, do které bude padat čas i energie.

Přísně dodržujte pravidlo termínu. Termín k nám přišel z Ameriky. V doslovném překladu to znamená „mrtvá linie“. Předpokládá se, že původně to byl název linie ve vězení, přes kterou byl vězeň okamžitě zabit. V místech ne tak vzdálených se takové metody dlouho nepoužívaly, ale v podnikatelském prostředí se velmi rozšířily. V moderním světě je termín čárou v časoprostoru, kterou nelze žádným způsobem překročit.

Tato technologie je oblíbená zejména mezi těmi, kteří pracují na dálku. Není nikdo, kdo by je „pasoval“, takže si musíte sami nastavit rámec. Často se také používá pro lidi v kreativních profesích – novináře nebo tvůrce reklamy. Termín má však i mezistupeň – redline (v překladu „červená čára“). Toto je období, kdy potřebujete předat hrubou práci – zbývající čas je potřeba na opravu chyb, revizí a dodatků, které může zákazník provést.

Někdy se prostě nemůžeme pustit do úkolu jen proto, že se nám to zdá jako slonovi zdrcující. Abyste to měli jednodušší, rozdělte velký objem na malé kousky. Začněte v malém.

Například musíte provést generální úklid venkovského domu nebo jej zrekonstruovat. Obojí zní hrozivě. A když rozdělíte proces na malé kroky? Udělejte tabulku, kde bude oprava nahoře (generální úklid), a pak podpoložky: okna, dveře, podlahy, nábytek a tak dále. Souhlas, takto se práce již nezdá příliš obtížná. Nedělejte proto z mouchy slona.

Božská metoda "Kairos". Staří Řekové považovali Kairos za boha šťastných okamžiků. Odborníci v oblasti time managementu se rozhodli, že moderní člověk je na cestě s ním. Podstata této metody spočívá v tom, abychom neztráceli samostatný čas tím, co lze kombinovat s jinými věcmi. Například 8. března potřebujete koupit dárek pro maminku. Rozhodněte se, kde to chcete udělat, a zjistěte, zda v brzké době nebudete mít v této části města jiné podnikání.

Možná budete moci spojit 3 nebo 4 cíle najednou na jednom místě (jděte do banky, abyste si doplnili účet, kupte si novinku a tak dále). Totéž platí pro obchodní jednání. Než půjdete na jednání, zformulujte všechny otázky a návrhy, které jste pro partnera nashromáždili. Je možné, že k jejich vyřešení postačí telefonát nebo polední schůzka. A nezapomeňte se podívat, jestli tam, kam jedete, nemáte na práci další věci.

Můžete vyzkoušet všechny tipy, které jsme uvedli v tomto článku, ale nejprve byste měli dodržovat nejjednodušší cvičení. Stanovte si například pravidlo, že po zazvonění budíku nepřeuspořádáte. Za 5 nebo dokonce 10 minut nebudete moci spát, ale klidně můžete přijít pozdě do práce, poté budete pociťovat nedostatek času po celý den a stěží stihnete všechno.

Celkově vzato neexistují žádná zvláštní tajemství, jak ušetřit čas. Zde je jen několik dalších doporučení.

• Využijte dovednosti svých kolegů nebo rodinných příslušníků. Sdílejte s nimi svou práci – delegujte pravomoci. Junior výzkumník vám jistě rád pomůže a manžel (syn, dcera) si celkem poradí se základními domácími pracemi, jako je vynesení popelnice nebo nákup chleba.
• Pokud se rozhodnete udělat z time managementu životní styl, pro optimalizaci workflow je lepší absolvovat školení na speciálním semináři nebo pozvat do firmy specialistu v této oblasti.

Jako bonus za přečtení tohoto článku je tu pro vás další life hack. Alespoň jednou za měsíc, nejlépe týdně, si zařiďte „čistý den“, který musíte strávit bez telefonu, komunikace e-mailem nebo v instant messengerech. Jedná se o porodní výkon s krátkými přestávkami na přestávku, během kterých musíte „uklidit“ všechny případy, pokud jste najednou do týdne (měsíce) na něco neměli dost času.