Time management: jak udělat vše včas?

Mnoho lidí si neustále stěžuje na nedostatek času. Chci mít čas na dokončení mnoha úkolů, ale nic se neděje. Z toho se hromadí nervové napětí, zhoršují se vztahy s blízkými. Pokud se nic neudělá, čas uteče jako písek. A pak můžete ztratit vše, co je nejcennější: práci, přátele, rodinu. Abyste tomu zabránili, musíte se naučit, jak rozložit svůj potenciál, pokud jde o dělání různých věcí správným způsobem.

Časové plánování je velmi specifický proces. Skládá se z kontrolu nad časem, který jedinec strávil nějakou činností... Zároveň do tohoto procesu záměrně zahrnují efektivitu. To znamená, že se zde používají metody jako stanovení cílů, sledování nákladů a stanovení priorit. Time management je umění, které je nezbytné pro rozvoj jakéhokoli podnikání.

Tento faktor zahrnuje takový koncept jako nedostatek pracovní doby. Nastává, když aktivní proces je negramotně organizován. To má vliv na kvalitu a efektivitu práce.

Časové problémy v práci vznikají, když se v podstatě neřeší některé důležité úkoly.

• Když člověk nezná jasný harmonogram váš nadcházející pracovní den.
• Když plánované práce nejsou provedeny včas, a v důsledku toho dochází k překrývání aktivních momentů nad sebou. V tomto případě je člověk nucen plnit úřední povinnosti doma. A to znamená, že se posouvá čas, který byl vyhrazen na zajištění potřeb domácnosti (praní, úklid).
• To se stane jako výsledek rozptýlení sil. Pak jsou určité body ponechány bez náležité pozornosti.
• Nedůležité záležitosti odvést pozornost od hlavní práce.
• Člověk neustále ve spěchu proto velmi unavený.
• Pokud zaměstnanec neodpovídá zastávané pozici, pak má problémy i s časem.
• Když chybí motivace k plnohodnotné práci.
• Individuální nedokáže sladit své potřeby s příležitostmi.

Každému člověku je jasné, že čas se nedá řídit, ale dá se efektivně využít.

A tento pojem také zahrnuje účtování, alokaci a rychlý přibližný návrh všech časových zdrojů.

Když žijete podle zásady „dělejte více a pracujte méně“, život se stává bohatým. Schopnost hospodařit s časem lze rozvíjet.

Když se člověk snaží pokrýt vše najednou, aniž by se obtěžoval plánováním a převzetím kontroly nad situací, časem nastanou problémy. Pak se mu zdá, že drahocenné hodiny odcházejí a promarňují.

Proto je nutné zásadně přistoupit k procesu rozdělování sil a prostředků, které přispívají k realizaci různých záležitostí. Pokud je vše správně rozmístěno, pak lze vše stihnout včas.

To je rozhodně důležitý bod. Je třeba začít tím, že k tomu vytvoříme vhodné prostředí. Pokud mluvíme o místě výkonu práce, pak byste zde měli především obklopte se příjemnými věcmi a odstraňte z očí všechny nepotřebné věci. To platí pro hmotné i nehmotné momenty.

Nad stůl lze nainstalovat speciální desku s magnety. Každý den si budete muset sestavit plán realizace různých aktivit, ve kterém bude vše rozpočítáno na minuty.

A pamatujte si to tyto aktivity jsou dlouhodobé plánování. Je potřeba si na to zvyknout. Soustřeďte se na svou práci a nebude pro vás zátěží.

Totéž lze říci o domácích pracích, které musíte dělat každý den. V tomto případě se také vyplatí vytvořit konkrétní plán. Vytvořte si ho proto a umístěte magnetem na lednici.

Předpokládejme například, že plánujete vyprat špinavé prádlo po práci večer. Moderní lidé používají speciální stroje. Nemusíte proto ztrácet čas samotným mytím. V této záležitosti hlavní je nezapomenout splnit plán, totiž: vložte prádlo a zapněte přístroj. A pak to udělá všechnu práci samo. Mezitím se prádlo vypere v pračce, můžete přišít utržený knoflík nebo oloupat brambory.

Dokonce si musíte naplánovat, co budete jíst k večeři. Jídla, která se vaří velmi dlouho, je nejlepší odložit na víkend. Ve všední dny se hodí jednodušší recepty.

Pro splnění této podmínky je nutné určit klíčové oblasti činnosti. Například, pokuste se vybrat nejnaléhavější úkoly a umístit je na první místo.

Například v měsíci, který právě přišel, chcete přeplnit plán a zlepšit svůj výkon. Pokud jste obchodním manažerem, pak si musíte vytvořit cíl, a to: obvolat různými nabídkami nejen již vytvořenou zákaznickou základnu, ale také přilákat do tohoto procesu ještě více zájemců o vaši činnost.

K tomu potřebujete uvádějí přibližnou hodnotu ziskovosti, která se v důsledku přijatých opatření nepochybně zvýší. To bude vaším cílem a zároveň očekávaným výsledkem.

Přibližně stejné činnosti lze provádět, pokud chcete mít v nadcházejícím měsíci čas na dokončení určitých úkolů, které zlepší váš život a realizaci osobních cílů, například opravit si byt na dovolené.Často se stává, že si lidé naplánovali jednu věc, ale výsledek je úplně jiný.

Prvním bodem jsou peněžní náklady. Rozhodněte se o nich. Poté si podrobně zapište všechny činnosti, které je potřeba udělat, a vizualizujte výsledek. Chcete-li to provést, můžete na lednici zavěsit kresbu, která bude označovat veškerou vykonanou práci.

Například první den dovolené si objednáte všechny potřebné materiály, které budou použity pro dokončení. Pokud na to potřebujete přidělit více času, přidělte si ho.

Přijetí objednávky z železářství bude trvat další den. Je třeba zkontrolovat všechny potřebné součásti a určit jejich dočasné umístění. Dobře si tuto otázku promyslete a rozhodněte se o výsledku vykonané práce.Dále naplánujte všechny své akce v pořadí. Například po úplné připravenosti k opravám, pokud jde o dovezené materiály, zapište si každý den, pokud jde o provádění domácích prací sami.

Najednou se něco pokazí a jedna z manipulací zabere trochu více času, než bylo dříve plánováno. Můžete se například cítit špatně a bude trvat několik dní, než se zotavíte.

Tato událost musí být provedena co nejpečlivěji. Nejlepší je to udělat na kus papíru a umístit jej na nejviditelnější místo.

A pamatujte si to tato pravidla by se měla vztahovat jak na pracovní povinnosti, tak na domácí práce. Pro ty, kteří jsou trochu nepřítomní, musíte naplánovat všechny akce na minutu. Abyste nezapomněli, že jste časově omezeni, dejte si na telefon nebo budík „připomínky“. Jakmile je úkol dokončen, odškrtněte jej ze seznamu.

Tento důležitý bod je třeba provádět se zvláštní péčí, jinak vynaložíte maximum energie, unavíte se, ztratíte čas a cíle nebude dosaženo.

Po obědě budete se svou prací spokojeni. Tento faktor uvolní stres a naladí se na pozitivní.

V práci je tato možnost nutností. Kromě obecného akčního plánu vypracujte ještě jeden - dodatečný. V plánu stanovování cílů si udělejte body, které musíte splnit „tady a teď“. A pak nechte všechny věci jít v sestupném pořadí důležitosti.

Řekněme, že jste již začali plánovat, což znamená, že již víte, kolik času zabere konkrétní zakázka. Můžete se tak snadno rozhodnout o čase, který je třeba věnovat jakékoli konkrétní události.

Samozřejmě, pokud budete pracovat na doraz, nedosáhnete výsledků, které jste očekávali od akce zvané „časové plánování“. To vše se stane z banálního důvodu. Prostě váš mozek je takzvaný počítač. Pokud jsou jeho funkce přemrštěné, jednoduše selže a místo efektivní práce dostanete stresovou situaci.

Každý, i velmi zaneprázdněný člověk, by si měl udělat čas na své osobní potřeby.

Díky této akci si odpočinete a uděláte pořádek ve svém zevnějšku.

Je jich velké množství, ale nejoblíbenější jsou Eisenhowerova matrice a tzv. deník Stephena Coveyho. Zvažme je v pořadí.

První je Eisenhowerova maticeumožňující použití metod samoorganizace. Návrhář matic byl vždy velmi zaneprázdněn, a tak přišel s maticí, která vám pomůže maximálně využít váš čas. Tento vynález vypadá jako 4 čtverce se základnou v podobě dvou os. Každý z nich zaznamenává činnosti, které mají být provedeny. Tak vzniká diagram, který ukazuje, které věci je třeba udělat jako první a které později.

Oddělení „A“ vždy zahrnuje neodkladné záležitosti, které je potřeba vyřídit během dne. Pamatujte, že tato sekce by měla být téměř vždy prázdná. Pokud se často plní, bude to znamenat, že jste neorganizovaný člověk.

Sekce „B“ se skládá z nepříliš naléhavých, ale velmi důležitých případů. Případy popsané v této sekci by měly mít vždy nejvyšší prioritu. Předpokládá se, že pokud budete podnikat pouze z této sekce, dosáhnete ve své činnosti velkého úspěchu.

Oddíl „C“ zahrnuje uvedení případů, které mohou odvádět pozornost od hlavní činnosti. Ztěžují člověku soustředění. Jde o různé slavnostní události, setkání s nedůležitými lidmi a podobně.

Sekce "D" obsahuje věci, které se obecně nevyplatí dělat. "Sežerou" drahocenný čas. Jde o rozhovory s přáteli, zbytečnou korespondenci na sociálních sítích a mnoho dalšího.

Při správném používání matrice se naučíte nenechat se rozptylovat maličkostmi a správně hospodařit s časem.

Existují i ​​jiné techniky, např. Deník Stephena Coveyho. Jeho aplikace učí upřednostňovat. Pokud využijete rady autora, můžete získat dovednosti vysoce efektivního člověka. Z deníku se dozvíte, co znamená pojem „time management“ a jak je dosahováno prioritních cílů. Chcete-li to provést, musíte použít metodu plánování čtyř podlaží. Obvod je ve tvaru trojúhelníku. Rozdělíme jej na 4 části a od samého vrcholu zadáme do každé části:

• plánovat denně;
• plánovat týdně;
• stanovit cíle;
• definovat hodnoty.

Vytvoříte si tak pyramidu osobní produktivity. Nyní se podívejme na každou položku zvlášť.

• Hned první položka obsahuje definice hodnot. DTyto věci jsou pro nás nejdůležitější. Skládá se z nich celý náš život. Proto jsou na samé základně pyramidy.
• Po tomto bodě přichází na řadu další. Zapadni do toho zamýšlené cíle
• Mnozí při plánování případů kladou mezi všechny případy rovnítko. To nemůžeš. Pokud chcete zvýraznit největší počet z nich, naplánujte si své aktivity každý týden. Udělejte si tzv. týdenní kompas. Jeho hlavní otázka by se měla tento týden týkat důležitých věcí.
• A samotný vrchol produktivity je položka „plánujte denně“... Zde zkontrolujete své dříve načrtnuté dohody, vytvoříte realistický seznam úkolů a určíte priority.

Na závěr poznamenáváme, že musíte žít v souladu se svými hlavními hodnotami. K tomu je nutné je objasnit.

Dále definujte své osobní závazky. Chcete-li to provést, rozdělte cíl na několik částí.

Pochopení, že den má pouze 24 hodin, pomůže tento problém vyřešit. NSten čas se musí určitým způsobem rozdělit.

• Pracovní den trvá asi 8 hodin... Z nich je asi 5 hodin považováno za nejúčinnější. Zbývající čas tráví většinou nepříliš efektivními činnostmi. Rozhovory mezi zaměstnanci, rozhovory po telefonu na abstraktní témata a další.
• Polední přestávka trvá 1 hodinu.
• Na do práce a zpět, někteří stráví půl hodiny, zatímco jiní stráví až 3 hodiny.
• Když se člověk vrátí domů, pokračuje k provádění domácích prací. Trvají asi 5 hodin.

V důsledku jednoduchých výpočtů vidíme, že zaneprázdněný člověk má velmi málo času na spánek.

Bez výletu do obchodu se neobejdete. K přípravě jídla je potřeba nakoupit potraviny. Přesto existují případy, které lze nazvat „prázdnými“. Zvažme je v pořadí.

• Nakupování bez peněz. Takové výlety vedou k psychické i fyzické únavě. Jste frustrovaní nedostatkem peněz a jste pěkně unavení. Po takových zátěžích se efektivní aktivita snižuje.
• Sledování televizních programů, které nenesou žádnou sémantickou informaci.
• Korespondence či jiná komunikace na internetu... To jsou často prázdné řeči.

Tento seznam je mnohem více než uvedené body. A mnozí zbytečně a zbytečně přicházejí o drahocenné hodiny, které by se daly využít na jiné, důležitější záležitosti.

Pak je potřeba „vzít rozum“ a vyvinout technologii pro rozložení času. Mělo by to zajímat každého bez výjimky. A to i ženy na mateřské dovolené a ženy v domácnosti.

Nyní se podívejme na konkrétní tipy.

• Získejte jednoduchý poznámkový blok kde budou bod po bodu zaznamenány všechny vaše každodenní úkoly. To vám pomůže správně organizovat vaše aktivity.
• Můžeš použít metodou neurolingvistického programování. Totiž: musíte si najít okamžik, který vás může naladit na práci. Cvičení tohoto druhu implikují vzhled jakéhosi „kliknutí“. Například pokaždé, když začnete pracovat, použijte stejnou oblíbenou hudbu. Časem si na to zvyknete stejně jako na práci. S pracovní činností bude spojena určitá melodie.
• Určitě si odpočiň. Věřte, že pokud je unavený člověk nucen dělat práci, pak se účinnost jeho jednání výrazně snižuje.
• Další technika, se kterou přišli Francouzi. Dělat těžké úkoly ráno a zbytek odpoledne.

Efektivní využití času lze dostat pod kontrolu. Existují na to určité triky.

• Hlavní chybou je plánování každé minuty dne.... Je nutné počítat s nepředvídatelnými okolnostmi. Nechte si tedy trochu volného času. To vám umožní přidělit drahocenné minuty na řešení náhlých problémů.
• Naučte se říkat ne, když si myslíte, že to potřebujete. Občas narazíte na lidi, kteří se snaží přenést své problémy na bedra jiných lidí. Proto musíte být schopni takové lidi odmítnout.
• Plán vaši dovolenou.